BPRとは？企業が踏むべきステップとおすすめの始め方
BPRという言葉をビジネス誌や新聞等でよく目にしますが、何の略語かわかりますか？今回の記事では、業務改善や業務効率化と混同しがちなこの言葉についての説明と企業が行うべきBPRのステップ、おすすめの始め方について事例とともに紹介します。
BPRとは業務プロセスの抜本的な改革
「BPR」とはBusiness Process Re-engineering の略語です。日本語では業務プロセス改革とも呼ばれ、業務フローや組織構造など、企業活動の全体を改革して再構築するものです。全社規模での業務効率化や生産性向上を実現し、顧客により高い価値を提供できる組織の構築を通じて、企業の目標を達成することを目的に行われます。
BPRは通常トップダウンで行われ、全社規模での変革を行います。業務内容をゼロベースで見直し、不要な業務や重複している作業を削除し、部門の枠を超えた組織の再編成や積極的なIT化により、合理化や効率化を図るものです。最終的には業務フローだけでなく意思決定プロセスも改革し、より迅速な意思決定と企業活動を可能にします。
BPRの効果
BPRを行うにあたり、まず行うのが現状の業務フローの洗い出しです。その過程でこれまで見過ごされてきた業務の無駄が明らかになり、その結果、全社単位で業務フローが最適化されることで、労働時間が短縮し残業代が減るなどコスト削減につながることが期待されます。
加えて、業務の無駄が無くなることで長時間労働が是正され、従業員満足度が上がり、離職の防止にもなる。さらには、空いた労働時間で新しい事業、新商品の開発につながる仕事や、顧客サービスの向上につながる仕事に取り組む等、これまで以上に顧客に付加価値を提供することで売上の増加をもたらすことも期待されます。
BPRが行われる背景
近年、あらためてBPRが注目されるのには理由があります。
・労働力不足に対応し、働き方改革を実現するため
多くの企業で、人材不足、労働力不足が起こっています。それを解決するためには、働き方改革を実現して長時間労働を是正しなくてはなりません。そのためには、業務フローや組織の見直しと最適化による抜本的な業務改革による生産性の向上が必要になります。
・「2025年の崖」に対応するため
日本企業の多くで、事業部ごとにシステムが構築されている等、全社横断的なデータの活用ができないことや、レガシーシステムの保守・運用にリソースを取られることでIT人材不足が深刻化し、デジタルトランスフォーメーションが進まず、特に2025年以降、企業の国際競争力が落ちることが予想されています。これが「2025年の崖」です。今のうちに業務改革を進め、レガシーシステムの負債を解消することで、国際競争力を強化することを目的としたデジタル技術の活用ができる状態を作る必要があります。
・IT化により業務フローが変化してきたため
IT技術の発展やITインフラ環境の整備、AIやIoTなど新しい技術の普及によって、これまでより効率的な業務フローが実現可能になっています。そのため、業務改革によりさらに業務の最適化を行うことが可能な環境が整っているのです。
BPRのステップ
BPRを進めていくためには、少なくとも以下の3つのステップが必要になります。
①”to be”（あるべき姿）を設定する
業務改革を行うには、企業・部署・チームにおける”as is”（現在の姿）と”to be”（あるべき姿）を定義します。そして、すべての現在の業務を洗い出し、業務フローを可視化します。”to be”像に沿ってそれぞれの業務の目的を定義し、必要のない業務や簡略化すべき過剰品質な業務といった、非効率の炙り出しを行います。
②トップを巻き込んで進める
BPRの内容によっては、経営に大きなインパクトを与えます。経営的立場でどこまでやるのかを決定する必要があるでしょう。
③プロジェクトチームを編成する
BPRつまり業務改革は業務改善とは違い、業務の延長で行うのは難しいため、プロジェクトチームをつくって行う必要があります。プロジェクトチームの円滑な運営のために、ある程度の権限を委譲も必要です。
BPR、まず間接業務から始めてみませんか？
人事、総務、経理、情報システム部門が行う「間接業務」から、BPRの第一歩を踏み出しましょう。
なぜ間接業務がおすすめなのか
本業である分野での改革は、失敗するとビジネスに直結するため、リスクが非常に大きい分野です。ですが、間接業務であればビジネスに直結しないため、本業と比べて改革のリスクは大きくありません。また、間接業務には全社員が関わる業務も多いため、そのような分野で改革を行うことで、より大きな効果を得ることができます。
業務系システムを活用しよう
間接業務の改革は、業務系システムの導入がおすすめです。業務系システムとは、簡単に言うと「特定の業務を円滑に行う」ことを目的としたシステムです。人事では勤怠管理やタレントマネジメント、経理では経費精算、営業支援では情報共有など多数の業務系システムがあります。業務系システムは、最適化されたパッケージに合わせて業務を変革することがで、各部門の業務効率化や意思決定の支援に繋がることが大きなメリットです。特に、ブラックボックスとなりやすい業務については、システム化することによって業務の共通化と標準化、集約化が可能です。
SAP Concurを使った間接業務の改革事例
ここでは、間接費管理のソリューションであるSAP Concurを導入して業務改革が成功した事例を紹介します。
事例１：キリンホールディングス株式会社
キリングループの一員として、「 キリングループに対して高い生産性と適正な品質の間接業務を 提供することでグループに貢献する」ことをミッションに掲げ、グループ内の給与関連業務や経理業務を一手に担うキリンビジネスエキスパート株式会社。より高レベルの事業活動を目指す同社では、経費精算・請求書管理業務に関する生産性向上・内部けん制の強化が課題同社で課題として浮上していました。
従来の経費精算システムは、Excelで作成した精算資料に加え、多岐に渡る申請書や領収書を必要とする紙の多い煩雑な仕組みで、問い合わせも多く、経理担当者・精算者ともに負担が大きく生産性が低い状態でした。規程チェックも目視に頼ったもので、不正の牽制として弱い仕組みであったことも課題でしたが、SAP® Concur®の導入を契機に、経理業務のさらなる改革を推進し、シェアドサービスの付加価値化を目指しています。
事例２：ヤフー株式会社
ヤフー株式会社では今後の事業構造の変化に対応するためには、データドリブンで社員が高付加価値業務に集中できる環境整備が必要と捉え、「バックオフィス革命」（以下、BO革命）の推進が急務でした。BO革命のスコープ領域は管理・財務会計、 債権・債務・資産管理、購買・販売管理、稟議 など、すべてのバックオフィスの業務およびシステムが含まれ、これらを一気通貫で変えることを目指すものでした。社内基盤システムの改変には多大なエネルギーが必要でしたが、そのトップバッターに SAP Concurの 採用を決定します。導入後は、これまで東京本社内で業務委託スタッフが対応していた財務・経理関連業務を、仙台オフィスの新スタッフで対応する構造変革をスタートさせるなどSAP Concur による業務の脱・属人化と社員の高付加価値業務へのシフトを行っています。
BPRで今後のビジネス環境を生き抜こう
労働人口の減少やITによるビジネス環境の変化により、企業をとりまく環境は大きく変化しています。生き残るには、業務改革により企業のあり方を変化させていくことが不可欠です。今回ご紹介した間接費に関する業務改革は、本業ではないため直接的には会社に利益を生み出さない業務ですが、会社にとっては非常に重要な役割があります。間接費に関する業務をより効率化することは企業の利益につながると言えるでしょう。
・事例全文）キリンホールディングス
・事例全文）ヤフー株式会社
