経理・総務の豆知識
日報を強制する時代は終わった!?日報を効果的に活用する方法
あなたの部下は、日報をいやいや書いていませんか？ 今回は、日報を作成する目的と意味について考えます。上司・部下どちらにもメリットがある日報。会社の財産となる日々の日報作成は、毎日欠かせない重要な業務のひとつですが、できるだけ有効活用するにはどうしたらいいのでしょうか？
日報は役に立つ！日報の意味と目的
部下に日報作成を指示するとき、上司がその目的や意味を理解していなければムダな作業になってしまいます。まずは上司が日報の目的をしっかりと認識し、部下と目的意識を共有することで、日報が会社の財産となっていくのです。
上司にとっての日報は、「チームとしての力を向上させるためのもの」だという点が大きな意味を持ちます。部下一人ひとりの成長を促し、各自に自分の達成度を意識させることでチームの総合力が向上していくのです。
一方で部下にとっての日報は、定まったスパンで「自分の仕事を振り返ることができる便利なツール」としての意味を持ちます。仕事終わりに書くことで、一日の仕事を振り返ることができ、反省と課題の発見につながります。また、気付きや反省点から、自分の成長へとつながっていくことも目的となっています。
しかし、このようなざっくりした目的では上司も部下も日報の意味を結局は理解せずに、毎日ダラダラと続けることになってしまいます。
そこで、もう少し具体的に日報の使い方を考えてみましょう。
日報はこう使え！日報活用法
「チーム力の向上！」
「自分の一日の反省のため！」
このような理由だけでは、日報作成作業の押し付けがパワハラと感じる可能性を生んでしまうことも。そこで、チーム力の向上のために、どのような反省点をどのように拾い上げるか、ここをもう少し具体的に考えてみましょう。
具体的な日報の活用法に重要なポイントは次のような点です。
- 仕事の進捗状況把握
ゴールに対して、終わっている仕事とまだ終わっていない仕事の確認をする。 - 課題の洗い出し
進行中の案件についてはどうしたら成約できるか、終わった案件についてはなぜ成約できたのか、またはなぜ成約に至らなかったかを考えて記入する。 - 顧客情報と顧客からの意見を記録
顧客について得たあらゆる情報と、顧客からの意見を書き込む。
チームにとって特に有益となる情報が、「成約に至らなかった理由」です。これを日報によって共有化することで、チームの次の対策につなげることができます。
タイミングが悪かったのか、顧客側に予算がないのか、そもそも商品価格が高いのか、それとももとから必要ないのか。これらの情報が蓄積されることで、営業と成約の精度が上がっていくことになります。
つまり、日報は業務の可視化ツールとして使うことができるのです。
日報を有益な情報の記録にするためには
「成約に至らなかった理由」を大切にすることは、もうひとつの大きな効果が生まれます。
日報に記入する内容として、必要のない情報とは何でしょう？
「頑張ったけどダメでした」
このような内容が、記入する側の部下、見る側の上司の双方にとって最もムダで無益な情報です。成果のあった場合ばかりを重要視すると、成果のなかった場合に、部下は日報に言い訳を書かなくてはならない心境になっていきます。しかしこれは、日報が無益な情報によって埋まってしまう結果になりかねません。
「成約に至らなかった理由」の方を重要視することで、日報には有益な情報、次への対策が日々積み重ねられていくことになるのです。
日報でもつくることができる信頼関係
さらに、日報はコミュニケーションツールとしても活用することができます。
顔を合わせて会話することがなくても、日報を通して部下のコンディションを知ることができる場合があります。体調や最近あった良いこと、悪いことなど、これらの情報から部下との信頼関係を構築することも可能です。
そのためには、業務に関係ないことでも気軽に書いてもらう習慣をつけることが必要です。コミュニケーションツールとしての活用を考えた場合、日常のことを書く欄を設けてみましょう。また、簡単な顔文字の使用を感情表現法として取り入れていくことも、コミュニケーションの手段として有効です。
日報へのフィードバックで職場の空気が変わる
日報を上手に活用していくうえで、やはり上司からのフィードバックは欠かすことができません。しかし、そのやり方にも注意が必要です。
- フィードバックは欠かさずに
基本として、フィードバックはしっかりと書きましょう。フィードバックがない、または簡単なひと言だけという状態が続くと、部下は「どうせ見ていない」と思い、日報の内容が薄くなっていきます。 - ダメ出しはモチベーションを低下させる
また、日報は部下のモチベーションを粉々に打ち砕く可能性も秘めています。それがフィードバックでのダメ出しです。「ここを直してもっと成長して欲しい」との思いがあっても、文字でのダメ出しは簡単に心を折ってしまうのです。 - 共感から入る習慣を
日報を書くことで得られるものに気付くまでには、人によって時間差があります。それまで日報を書くモチベーションを保ちながら、仕事に対する意欲も向上させる目的として、フィードバックは共感から入る習慣をつけましょう - 指示ばかりでは、指示待ち体質に
細かい指示ばかりでは成長しない部下のためを思っていても、毎回のフィードバックに指示を事細かに書き込むのは好ましくありません。この行為は、部下を指示待ち体質にしてしまいます。日ごろから、部下本人にも考える余地を与えるようにしましょう。 - 質問を織り交ぜて
フィードバックには質問を織り交ぜるようにしましょう。そうすることで新たな気付きが生まれます。部下本人も成長しながら、それを業績向上へとつなげていけるように、手助けをしてあげましょう。
日報の効果的な活用にはさらにひと工夫を
日報の重要性と、日報を作成するうえで気を付けたいポイントについて紹介しましたが、うなずける点はありましたか？
日報を上手に使うことによって、上司と部下どちらにもメリットが生まれます。しかし、手書きの強制や日報のためだけの帰社などは、モチベーション低下につながります。日報を有効活用するためには、外出先からも入力可能な日報アプリを利用することも合理的なので、何気なく記入していた日報を、今後は会社の大切な財産となるように取り扱っていきましょう。
参考：
