電子帳簿保存法・インボイス制度
改正電子帳簿保存法の対象事業者とは？あわせて対象範囲や対応方法を解説
インターネットの普及やIT技術の進化、そして世の中の情勢などに合わせ、電子帳簿保存法はこれまでに何度も改正が行われています。2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法では、帳簿をデータ保存するすべての法人・個人事業主が対象になってしまいました。もちろん紙でのやりとりがすべて禁止されたわけではありませんが、電子取引に関しては、基本的に電子データで保存しなければなりません。今回は、2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法の対象となる企業や個人事業主、さらに対象範囲と対応方法を説明します。まだ対応できていない方だけでなく、対応を進めている方もぜひ参考にしてください。
改正電子帳簿保存法についてさらに詳しくはこちら：改正電子帳簿保存法 活用事例集
令和三年度税制改正徹底解説！電子帳簿保存法で領収書のスキャナ保存、電子化はどうなる？
改正電子帳簿保存法ではすべての法人・個人事業主が対象に
最初に電子帳簿保存法が制定されたのは1998年です。それから2005年、2015年、2016年、2019年、2020年と改正が行われ、要件が整備されてきました。これまでの改正は、あくまでも文書や書類の電子保存をしやすくするためであり、電子保存を義務付けるものではありませんでした。しかし、2022年1月に施行された2021年の改正で初めて、電子取引データに対する電子保存が義務化されたのです。そして、本改正の義務化はすべての法人・個人事業主が対象になりました。
改正電子帳簿保存法の対象範囲は？
電子取引データの電子保存が義務付けられた改正電子帳簿保存法ですが、すべての文書・書類の電子保存が義務化されているわけではありません。まずは、改正電子帳簿保存法上の保存方法の区分を知るために欠かせない、電子帳簿保存法の対象範囲を紹介します。
そもそも電子帳簿保存法が対象範囲とする文書・書類は、「国税関係帳簿」「国税関係書類」「電子取引」の3種類です。そして、保存方法については次の3つに区分されています。
● 電子帳簿等保存
会計ソフトやExcelなどで電子的に作成された帳簿や国税関係書類を、電子データのままで保存する方法
● スキャナ保存
紙で受領した請求書や領収書などをスキャナで読み取り、画像データとして保存する方法
● 電子取引
ECサイトで商品を購入した場合や電子メールやEDIを通して取引をした場合に、電子データで取引情報のやりとりを行い、そのまま電子データで保存する方法
これら3つの区分のうち、改正電子帳簿保存法で電子保存が義務付けられたのは、「電子取引」のみです。電子取引以外で紙の国税関係書類を受け取った場合は、そのまま紙で保存しても問題ありません。
※なお、改正電子帳簿保存法については「2022年1月施行、電子帳簿保存法の改正点のポイントを解説」をご覧ください。
電子取引の具体的事例
すべての法人・個人事業主が対象となった電子取引の電子保存ですが、具体的にどのようなケースがあるかについて解説します。
● 電子メールで取引情報を受け取った場合
ECサイトを使ってオフィスで使用する備品を購入し、請求書や領収書が電子メールで送られた場合です。電子メールに書類がPDF形式で添付された場合は、そのPDFを保存します。電子メール本文に取引内容が記載されている場合は、電子メールを保存します。
● Webサイト上で取引情報を受け取った場合
ECサイトで購入した商品の取引情報を、ECサイトの注文者情報や履歴などで受け取った場合です。PDFで提供された場合は、そのファイルをダウンロードして保存します。画面にテキストで情報が提供された場合であれば、画面コピーを画像として保存します。
● クラウドサービスを介して取引情報を受け取った場合
電子請求書や電子契約書などの取引情報を、クラウドサービスを介して受け取った場合です。受け取ったデータをそのまま保存します。
電子帳簿保存法の猶予について
2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法では、全ての法人および個人事業主に対し、電子取引データの電子保存が義務付けられました。
しかし、多くの企業や事業者が電子保存に対応するシステムを整備するには時間がかかることから、政府は宥恕（ゆうじょ）措置を設けました。具体的には、2023年12月までは、特定の条件下で電子取引の紙保存が認められています。これは、企業が技術的な準備や法的な遵守のための準備期間を確保するための配慮です。 さらに、2022年12月23日に閣議決定された「令和5年税制改正の大綱」により、2024年以降も一定の猶予措置が設けられました。
これにより、次のような条件下で電子取引の紙保存が引き続き認められます。
・保存要件に従えない理由がある場合： 企業が技術的・経済的な理由で電子保存の要件を満たせない場合、紙での保存が認められる可能性があります。例えば、システムの導入コストや従業員の教育訓練が追いついていない場合などが該当します。
・税務調査時にダウンロード要求に応じる場合： 税務当局が税務調査を行う際に、紙で保存された電子取引データをダウンロードして提出することが求められる場合があります。この場合も紙保存が認められます。
これらの猶予措置は、企業が新しい規制に適応するための移行期間を確保し、業務の中断を最小限に抑えることを目的としています。ただし、これらの措置はあくまで一時的なものであり、将来的には全ての企業が電子保存に移行することが期待されています。
2024年以降も電子帳簿保存法の改正については最新の情報を確認し、適切に対応することが重要です。企業は引き続き法改正の動向を注意深く観察し、必要な準備を進めていく必要があります。
改正電子帳簿保存法への対応方法
電子取引の紙保存を認める期間が延長されましたが、社会の電子化への流れは明白です。取引先が「紙での文書・書類は受け取らない」という体制に変わった際には、電子化を進めざるを得なくなります。そこで、ここでは将来を見据え、改正電子帳簿保存法に対応するためのポイントについて見ていきましょう。
改正電子帳簿保存法に対応するための要件を把握する
電子取引以外に、電子帳簿や電子書類の保存やスキャナ保存を進める際にも、それぞれ電子保存の要件があります。これに対応しないと電子保存が認められないため、各要件を把握しておかなくてはなりません。
● 電子帳簿等保存の主な要件
電子帳簿等の保存要件として、記録事項の訂正・削除を行った事実と、その内容を確認できるシステムを使うことが求められます。またその際は、システムのマニュアル、概要書、操作説明書などを備え付けておくことが必要です
保存された情報を適切に検索・表示できることも求められます。14インチ以上の画面で4ポイントの文字の判読が可能なパソコンもしくはディスプレイを用意すること（マニュアルや操作説明書の備え付けも必須）、整然・明瞭な状態で出力できるようにすること、「取引年月日」「取引金額」「取引先」で速やかに検索できること
などが該当します。
● スキャナ保存の主な要件
タイムスタンプの付与が必要です。ただし、記録事項の訂正・削除を行った事実と、その内容を確認できるシステムを使う場合は、その情報をもってタイムスタンプの付与に代えることが可能です。
また、現在は解像度、階調、及び大きさに関する情報の保存が必要ですが、この要件は令和5年度税制改正で廃止される予定です。
※なお、タイムスタンプ付与について、詳しくは「電子帳簿保存法改正でタイムスタンプ付与の要件はどう変わる？仕組みや目的を解説」をご覧ください。
● 電子取引の主な要件
電子取引の主な保存要件は、「真実性の確保」と「可視性の確保」です。
真実性の確保には、タイムスタンプ付与や記録事項の訂正・削除を行った事実や内容を確認できるシステムを使う、もしくは訂正・削除ができないシステムで取引情報の授受や保存を行う必要があります。ほかには、社内で訂正や削除に関する事務処理規程を定め、誰でも閲覧可能にしておく方法があります。
可視性の確保については、保存を行う場所に明瞭な状態で速やかに出力できるパソコンやディスプレイを用意し、電子帳簿等保存と同様の検索機能を確保する必要があります。
※改正電子帳簿保存法の保存要件や改正点について詳しくは、「電子帳簿保存法 要件」をご覧ください。
常に最新情報を確認し、早期に電子化を進めることが重要
すべての法人・個人事業主を対象に、電子取引データの電子化を義務付けた改正電子帳簿保存法。現状、宥恕措置により2023年末までは紙保存も認められてはいますが、インターネットの普及やIT技術の進化もあり、電子保存の義務化は今後ますます進むと予測できます。
中小企業では、人手不足や、電子化と電子保存方法の要件が把握できていないことから対応が遅れてしまっているケースも珍しくありません。しかし、宥恕措置は2023年末までであり、そのうえ今後は取引先から電子化を迫られるケースも増えていく可能性が高く、早期の対応が求められます。
改正電子帳簿保存法のまとめ
1開始日（施行日）：2022年1月
2対象：全法人と個人事業主
3範囲：電子保存の義務は電子取引にのみ適用
4保存方法：PDF、表計算ファイル、画像データ等
5授受方法：電子メールやクラウドシステム、EDI等
電子化や電子保存に対応するには、要件を把握し、常に最新情報を確認して準備を進めることが重要です。コンカーでは、改正電子帳簿保存法に適応した請求書管理、経費精算システムなどの提供を行っています。電子化を進めたいのになかなか進まないという場合は、お気軽にご相談ください。
なお、2022年1月より施行されている改正電子帳簿保存法について、詳しくは「電子帳簿保存法とは？全体像を簡単に紹介」をご覧ください。
本ブログは、2023年2月に公開したものを加筆・修正したものです。
参考：
