働き方改革関連法の施行で残業規制は中小企業にも。具体的な解決には何が必要？

SAP Concur Japan | 2020年6月18日

2018年6月に成立した働き方改革法は正式には「働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律」と名づけられた、働き方に関する改革を行うための法律です。大企業では2019年から実施されていますが、中小企業でも2020年4月から適用が開始されました。この記事では、今回適用される時間外労働の上限規制の内容について改めておさらいし、中小企業がどのように対応していけばよいのかを紹介します。

働き方改革関連法による時間外労働の上限規制とは

今回の働き方改革関連法の大きな目的の1つに長時間労働の是正があります。

長時間労働は、健康障害のリスクがあるだけではなく、仕事と家庭生活の両立を困難にし、少子化や女性のキャリア形成を阻む原因、あるいは男性の家庭参加を阻む原因ともなっています。長時間労働を是正することによって、ワーク・ライフ・バランスが改善し、個人の事情に即した多様な働き方が実現され、労働参加率の向上に結びつくと考えられています。このため、今般の働き方改革の一環として、労働基準法が改正され、時間外労働の上限が法律により規定されました。

改正前と改正後について、どのような変化があったかを見てみましょう。

改正前

改正後

法定労働時間

1日8時間、週40時間

同じ

残業時間

月45時間、年360時間

原則として月45時間、年360時間

残業時間の上限

大臣訓示による上限あり（行政指導のみ）

年間6ヶ月までは上限なし

法律による上限あり（月45時間まで）

罰則あり

残業時間原則を超えるのは年間6ヶ月まで

次に、この表について詳しく説明します。

働き方改革関連法以前の残業規制

本法案が成立する2019年3月までにも、労働基準法第32条によって時間外労働の上限規制は定められていました。

法定労働時間は1日8時間、1週40時間です。これを超えて働くことが「法定時間外労働」に該当します。また、各企業が独自に就業規則で所定労働時間を定めていることもあります。これを超えて働くことが「所定時間外労働」（あるいは法定時間内残業）にあたります。法定時間外労働や所定時間外労働を総称したものが、時間外労働、つまり「残業時間」です。

労働基準法第36条では、時間外労働は月45時間かつ年360時間が上限でした。しかし、労使間で「特別条項付き36協定」を締結していれば、この規定の対象ではなくなり、社内規定の範囲内なら残業は規制なく行うことができました。規制といいながら行政指導にすぎず、罰則規定もなかったのです。

働き方改革関連法による残業規制

2019年4月以降は、次のように残業が規制されています。

残業は原則として月45時間、年間360時間まで
手順に沿った届け出をしていれば上限を超えることが許されていた今までと違い、特別な事情があっても残業時間は年720時間以内しか認められなくなります。また、複数月における残業時間の平均が80時間以内であることや、時間外労働と休日労働の合計が月100時間未満となること、月45時間を超える残業ができるのは、最大でも年間6か月という制限が発生しています。
法的拘束力や罰則規定がある
これまでの残業規制は行政指導にすぎませんでしたが、今回は法率による規制です。違反した場合、企業側に半年以下の懲役か30万円以下の罰金が科されるおそれがあります。
悪質な場合は企業名が公表される
悪質な違反を犯した場合は、厚生労働省により企業名が公表されます。公表されれば企業のイメージダウンにつながり、人材確保に影響が出ることも予想されます。

中小企業では2020年4月から施行

働き方改革関連法は、大企業では2019年にすでに施行されています。中小企業には1年の猶予が与えられ、2020年4月から施行されます。厚生労働省では対象となる中小企業について、「A.『資本金の額または出資の総額』とB.『常時使用する労働者の数』のいずれかが以下の基準を満たしている」ことを条件としています。この条件は、事業場単位ではなく企業単位で判断されます。詳しくは下の表をご参照ください。

A.資本金の額または出資の総額

B.常時使用する労働者の数

小売業

5,000万円以下

50人以下

サービス業

5,000万円以下

100人以下

卸売業

1億円以下

100人以下

製造業、建設業、運輸業、その他

3億円以下

300人以下

それぞれの業種について、上記のAまたはBのいずれかの基準を満たしていることが条件です。

また、建設業や自動車運転の業務、医師など、業種によっては5年の猶予があります。研究開発業務も、規制の適用を除外されています。

中小企業は残業規制にどう対応するべきか

時間外労働を減らす必要があるものの、「人材不足」でもある中小企業。「生産性向上」を目指すために何が必要なのでしょうか。

まず必要となるのが、労働の現状を正しく把握することです。残業が発生する要因は状況により様々です。現在の社内で残業の多い部署や担当者を把握することはもちろんですが、社員がどのような業務をしていて（業務の棚卸し）、その中のどの業務に時間がかかっているのか（業務のムダ）を把握することなく、均一的に時間外労働の削減に取り組んだところで根本的な解決にはなりません。部署・担当者単位で具体的に業務の状況を把握することで、発生している残業を抑制するための打ち手も取りやすくなります。

残業の多い部署や担当者の業務状況を把握したところで対策を打っていきますが、よく対策として挙げられる「業務分散」や「負荷の高い部門への増員」は人材不足が叫ばれる今、簡単にできることではありません。また、業務量そのものや業務効率を変えずにこれらを行ったとしても、一時的な変化しか望めません。

そこでオススメしたいのが「業務のムダの洗い出し」です。時間がかかっている業務のうち、業務フローをシンプルにすることでぐっと時間が短くなるものがあれば、業務工程の見直しによって効率改善を行いましょう。また、企業における「無駄な業務」として挙げられる転記・ペーパーワークには付加価値がないものも多数あります。そのような業務は、思い切って業務そのものを無くせないか考えましょう。本来やる必要のないもの、二度手間になっているものなどを見直すことで業務最適化を行います。　

ITツールの活用による業務効率化で働き方改革を根本から実現しよう

業務工程の見直しや業務そのものを無くしてしまううえで、もっとも活躍するのがITツールです。複雑な工程を持つ業務ほど、システムを用いて簡素化し、効率化を図りましょう。ITツールを導入して解決できるものはITツールに任せ、従業員は人にしかできない仕事に注力することで生産性を向上するのです。

年間52日。全社員が関わる経費精算

無駄な業務のなかでも、サラリーマンが日常的に行っている「経費精算」は、オフィスワークのなかでもっとも手作業の多い領域です。サラリーマンが人生で経費精算に捧げる時間は52日。なかでも、糊付けに要する日数は12日と言われています。

経費精算は、全従業員が関わる分野であることから、システム化によって大きな効果が期待される業務です。経費精算をシステム化することによって、手帳を見て運賃の確認を行い、Excelに転記し、紙への糊貼りを行い、判子をもらいにいくような、これまでの非効率な業務を無くすことができます。

また、経費精算システムを導入すれば、データ連携によってヒューマンエラーや不正を回避することもできます。それによってチェックや差し戻しの時間も削減可能です。経費精算をシステム化することでプロセスがかなりシンプルになるため、業務自体がスリム化し、残業時間の削減にも大きく役立ちます。

今回の働き方改革関連法の中小企業への適用により、中小企業は残業時間の規制というルールに則って事業を行う必要があります。しかし、今の人員数のまま同じ業務量を少ない時間内で行うには、人の代わりにITツールに働いてもらうしかありません。ITツールの力を借り、付加価値のない業務はすべて任せてしまい、従業員の生産性を向上し、本来の働き方改革を実現しましょう。SAP Concur は皆さんを支援します。