航空券の経費精算に搭乗証明書は必要？入手方法は？

出張などで飛行機を利用した場合、交通費の経費精算が必要になります。経費精算の際、航空券の領収書の提出が求められるのが一般的ですが、領収書に加え、飛行機の搭乗証明書は必要になるのでしょうか。その理由を詳しく解説するとともに、航空券の搭乗証明書の入手方法を紹介します。

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航空券の経費精算に搭乗証明書は必要？

出張などで飛行機を利用した場合、交通費等の費用を会社の経費にするためには、原則として利用した証拠となる書類が必要です。証拠となる書類には様々な種類がありますが、領収書はそのうちの一つです。一般的に、領収書は取引を行った年月日、取引相手の名前、取引の金額、取引の内容として品物やサービスの名称などが記入されており、強い証明力を持つ書類となります。領収書は会社内部に対してだけでなく、会社が正しく納税しているかを確認する税務署などに対しても「これは間違いなく会社の経費です」と主張できる材料となります。そのため、出張などで飛行機を利用した場合には、経費精算の際に領収書の提出が必要となってくるでしょう。

それでは、出張などで飛行機を利用した場合、領収書に加え、飛行機の搭乗証明書は必要になるのでしょうか。航空券の場合、その金額が高額になることが多い上に、少額の手数料で航空券を払い戻すことも可能です。このため、購入後に航空券を払い戻し、領収書だけ手元に残すということが可能になります。このように、領収書だけは手元にあるが実際には行っていない出張のことを「カラ出張」と呼ぶことがあります。航空券のようにカラ出張ができてしまうような状況においては、たとえ領収書があった場合でもその領収書の証明力は決して強いとは言えなくなってしまいます。

そこで、出張などの経費精算を行う場合、カラ出張を防止する観点から飛行機については、本当に乗ったかどうかの証明が必要になってきます。その証明として、以前は搭乗券の半券が利用されてきました。しかし、最近では搭乗券も電子化されることが多くなってきたため、半券が残らないこともあります。そのため、別の証明方法が必要となり、搭乗証明書が必要とされるようになってきたという背景があります。

航空券の搭乗証明書には、一般的に搭乗者の名前、搭乗した年月日、搭乗した飛行機の便名、搭乗した飛行機の区間などが記載されます。搭乗証明書により、この飛行機に乗りましたということが証明できるようになります。そのため、搭乗証明書は、領収書を補完する書類と考えることができるでしょう。

航空券の搭乗証明書をもらう方法

それでは、航空券の搭乗証明書は、どのように入手することができるのでしょうか。搭乗証明書は、日本の航空会社であればどの会社でも発行してくれます。国内線の場合、搭乗証明書は到着地に着いた後、各社のウェブサイトから発行することが可能となっています。ウェブサイトから直接PDFなどで取得することができます。また、到着地の空港カウンターでも発行が可能となっているようです。搭乗証明書をウェブサイトから発行することができない航空会社もあるようですが、その場合でも問い合わせフォームなどから申し込めば発行してくれます。

国際線については、大手航空会社でもウェブサイト上で発行できるとは限らないようです。その場合でも、問い合わせフォームなどで搭乗証明書の発行依頼の申し込みをすることができます。外資系航空会社においても、日本支社で対応が可能となります。電話で問い合わせてみてもよいでしょう。しかし、外資系航空会社の場合、航空会社によっては対応してくれないこともあるようです。その場合は、搭乗券やその半券をしっかり残しておくことが必要になります。また、国際線の場合、パスポートのスタンプなどが残るため、たとえ搭乗証明書がなくても、搭乗したことを証明することが可能になります。海外出張の場合であれば、パスポートのコピーも証明力を持つ重要な書類となるでしょう。

まとめ：

このように、出張にかかる経費精算には不正のリスクがあり、その証明を徹底しようとすると従業員に多大な労力がかかることがわかります。どうせならその労力、本来の仕事に注ぎたいですよね。そんなときは、出張管理システムの利用を検討してみてください。Concur Travel なら、すべての海外出張予約をシステム上で完結。適切価格での予約促進で出張費削減を実現できるほか、不正を未然に防止できガバナンス強化にも繋がります。申請の時点から出張管理の全プロセスを網羅することが可能です。

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＜著者プロフィール＞

細田 聖子（ほそだ せいこ）公認会計士・税理士
2012年、公認会計士登録。2016年、税理士登録。1999年から香港留学。2003年から2008年まで、上海でOL、日本語教師等の中国勤務。2010年、公認会計士試験論文式試験合格。2012年より、中国深センの会計事務所等を経て上海勤務となるも、2015年、乳がん告知により帰国。日本で治療をしながら大阪の税理士法人に所属。2018年5月に独立し、フリーランスのライターとして執筆活動など様々な業務に従事。