【経理のＦさん】SAP Concurで電子帳簿保存法を運用したらオフィスから紙がなくなった話

皆さん、初めまして。株式会社コンカーの金庫番こと経理のFです。
本日は弊社コンカーが電子帳簿保存法を適用していることによって起きている、業務の変化について少しご紹介したいと思います。

東京銀座にオフィスを構える弊社。そのオフィスのとあるキャビネットには、ひっそりと保管されている書類たちが存在します。これは何を隠そう、電子帳簿保存法適用以前に糊付けされ提出された領収書などの経費精算書類や請求書たちです。

このファイル自体の費用や、ファイリングする手間暇も間接費の一部です。
ですが、自社ソリューションのConcur ExpenseやConcur Invoiceを使用し電子帳簿保存法の運用を開始してからは、電子化された証憑類は定期検査後には破棄されるため、コンカーではこのファイル達が増えることはほぼありません。。また、このファイル達も数年後には原本保存期間が過ぎ、破棄されていくため、オフィスからも倉庫からもこれらのファイルは無くなっていきます。

先日、電子帳簿保存法運用前の請求書を確認する必要があり、久々にキャビネットを開けました。幸いなことに弊社の証憑類はオフィス内のキャビネットに保管されています。しかし、これが倉庫で保管している企業だとすれば、どの段ボールの中に探している書類が入っているかを、証憑管理簿から探し、その段ボールを倉庫から取り寄せる必要があります。
運悪く取り寄せた段ボールに探している証憑が含まれていない場合は、また新たに段ボールを取り寄せて…そうやって紙切れ一枚探し回る必要があることでしょう。また、監査が入ると大量の段ボールを倉庫から取り寄せ、会議室などにファイルを並べて…そんなことをする必要もありますよね。

年度末決算が終わると、オフィスに仕舞いきれなくなったファイルを整理する企業も多いのではないでしょうか。古い証憑類の入ったファイルは、法で定められた保存期間は保管する必要があるため、段ボールを購入し、箱詰めし、どの段ボールにどの書類が入っているか管理簿を作り、倉庫に配送します。
この作業がなんとも面倒だったことかと思い出します…そしてやっと「終わった！！！」と思った直後に監査が入ればまた段ボールを倉庫から取り寄せる…「なんなんだ、この無駄な作業は?」そんな風に思うことが私の経理経験上多々ありました。

こんな空しい作業をなくしてくれる、SAP Concurと電子帳簿保存法のナイスコンビに感謝した今日この頃です。

そして、こんな風に私たちのサービスを喜んでくれるお客様がどこかにいらっしゃると思うと、私もなんだか嬉しくなります。
平成が令和になり、とうとう2020年です。これからますます時代は変わり、経理の仕事も改革が進み、もっと価値ある仕事に費やす時間が多くなるのだろうなと感じます。

キャビネットの昔の書類を見ながら、そんなことを思った令和の経理人Fでした。

▶経理のＦさんシリーズ、次回は「電子帳簿保存法を運用しているコンカー社が、税務調査を受けた話」をお届け予定です。お楽しみに！

著者紹介
経理のＦさん
日本の大学を卒業した後、アメリカの会計事務所で勤務。
その後も日本の自動車部品メーカー・輸入卸企業や日系企業のアメリカ法人で経理業務の経験を積む。
2018年コンカー社に入社し経理業務を担当中。
超がつくほどのベイスターズファン。「2月はキャンプ休暇をいただきます！」

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