出張・経費管理トレンド
経理アウトソーシングとは？メリット・デメリットと導入の流れを解説
日々発生する細かな経理業務。業務範囲が多岐にわたるため、手間や時間もかかります。実際に経理部門の人手不足に悩んでいる企業も多いでしょう。経理部門の人材不足を解消するには、大きな業務効率化が必要です。経理部門の業務効率化でよく行われるのはシステムやツールの導入ですが、最近は経理のアウトソーシングという方法も選択肢に挙がっています。
経理業務をアウトソーシングすれば、専門的な知識を持つ相手へ業務を委託でき、人手不足を解消するだけでなく、さまざまなメリットを享受できます。もちろん利点だけでなく、失敗しないために注意するべきポイントもあります。
ここでは、経理アウトソーシングの概要やメリット・デメリット、失敗しない導入の流れについて紹介します。
経理アウトソーシングとは
経理アウトソーシングとは、企業が行っている経理業務を外部に委託（アウトソーシング）することです。業務の一部を委託する場合も、毎日の仕訳から決算までのすべての業務を委託する場合もあります。「経理BPO」「経理代行サービス」「経理業務委託」などと呼ばれることもあります。
なぜいま経理アウトソーシングが注目されているのか
経理業務をアウトソーシングする企業が増えている理由としては、以下のことが挙げられます。
- 人手不足
経理業務は作業量が多く、人手不足の企業が少なくありません。特に月末や決算期などの繁忙期には、人手が足らなくなりがちです。
- 属人化になりがち
電子帳簿保存法改正、インボイス制度導入など、法改正により従来の経理業務が変化してきました。さまざまな法改正の要件に満たす必要があるため、必然的に経理業務にも専門的な知識が求められるようになりました。そのため、ブラックボックス化しやすく属人化につながりやすくなっています。
- 非効率的な作業が多い
近年はデジタル化が進んでいるものの、紙ベースで経理処理を行っている企業も少なくありません。紙ベースでは帳票類の保管業務が発生するうえ、データの入出力や検索などの作業では手間がかかるため、業務効率化が図れないでしょう。
- コストが最適化しにくい
経理業務を自社で行う場合、多くの経理部員が必要です。特に経理部門は繫忙期には決算業務などを行うための人員を確保しなければならないため、普段は人員が余り気味になりがちです。しかし、人員数が多ければ、それだけ多くの無駄な人的コストがかかってしまいます。
これらの理由により、企業には経理業務をアウトソーシングして効率化したいとの需要が高まっているのです。
経理アウトソーシングで委託可能な業務
どの業者に委託するかによって委託可能な業務は異なりますが、一般的には経理業務のすべてを委託することが可能です。経理業務には、次のような作業があります。
- 記帳、仕訳
- 売上計上から売掛金管理、予算管理
- 費用計上から未払金/買掛金管理
- 固定資産・減価償却管理
- 資金繰り・キャッシュフロー管理
- 給与計算・年末調整
- 決算業務
- 納税・税務申告
経理アウトソーシングの活用例
経理アウトソーシングは、次のような場面で活用されます。
- 繁忙期の人手不足を解消
経理業務は、繁忙期と通常期では業務量が大きく異なります。繁忙期に合わせれば通常期には人員余剰になり、通常期に合わせれば繁忙期には人手不足になりがちです。
経理業務をアウトソーシングすることで、これらの人員余剰や人手不足をなくすことができます。異動や退職者増加などの理由で人手不足が起きても柔軟な対応が可能となります。
- 業務改革の手段として活用
紙の書類や帳票を使うことが多い企業では、できるだけ早くペーパーレス化して、効率化を進めなければなりません。電子帳簿保存法の改正に対応する観点からも、ペーパーレス化は重要です。しかし、慣れ親しんだ業務フローを刷新することは、内部からの反発を招いてしまうかもしれません。
そこで経理業務のアウトソーシングを行うことで、スムーズな業務フローの移行が期待できます。外部に刷新した業務フローを委託するため、社内からの反発も最小限に抑えることが可能となり、業務改革の手段として最適です。
- バックオフィス業務の代行
子会社・グループ会社が多数ある場合、それぞれの子会社で経理作業を行うだけでなく、グループ全体の決算作業が必要です。
経理部門をはじめとするバックオフィス業務をグループ全体でまとめてアウトソーシング化することで、大きな業務効率化につながります。
このように、経理業務のアウトソーシングはさまざまな場面で活用できます。アウトソーシングを検討する場合は、自社の課題や、人手が必要な部門に合わせて導入方法を選びましょう。
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経理アウトソーシングのメリットとデメリット
経理アウトソーシングには多くのメリットがあるものの、デメリットもあります。導入の前に、双方を見極めることが重要です。
メリット
- 人手不足の解消
経理業務をアウトソーシングすることで、繁忙期の人手不足を解消でき、年間を通して安定的なリソースの確保が可能です。そのため、経理部門の稼働が均一化でき、業務量の変化にも柔軟に対応可能です。
- 経理業務の属人化を解消
アウトソーシング先の業者は経理業務の専門家です。法改正などの専門性の高い業務であっても適切な対応が可能となり、第三者が経理業務を行うため属人化の解消にもつながります。
- 業務品質の向上
経理業務の専門知識を持つ人材が経理業務を行うため、業務の品質が向上します。
- 経理スタッフのコア業務を促進
毎日の仕訳から決算業務までの経理業務をアウトソーシングすることで、業務量が削減可能です。それによって、経理部門の社員は予算策定や経営分析などのコア業務に専念できます。
- 内部不正の防止
経理業務のアウトソーシングによって専門知識のある第三者が経理業務にかかわることで、内部不正を防止できます。
- コスト削減
アウトソーシングを導入することで、経理部門の人員数を抑えることが可能となり、人的コストを削減可能です。採用・育成に関するコスト削減にも寄与するでしょう。
デメリット
経理業務のアウトソーシングには、次のようなデメリットがあります。これらは、アウトソーシングの導入失敗につながる要因となりえます。
- 自社にノウハウが蓄積されない
経理業務をアウトソーシングすることで、経理部門の社員の育成やスキルアップの機会が減ります。アウトソーシングを続ければ、経理業務がまるごと「ブラックボックス化」するリスクもあります。
- 柔軟な対応ができない
アウトソーシングでは、原則として契約した内容のみを遂行します。急な修正、トラブル対応など臨機応変な対応は拒否される場合も多いです。その部分は自社で対応しなければなりません。
突発的な業務が多い場合は、社内の作業も多くなります。そのため、アウトソーシングにコストがかかる割に業務量の軽減ができず更なるリソース不足に陥ってしまう恐れがあります。
- 委託までの準備が生じる
アウトソーシングの導入には、ある程度の時間とコストがかかります。自社の経理業務の棚卸しから委託範囲の決定、業者の選定、引き継ぎなどが必要なためです。また、委託範囲が不明確な場合は経費処理が重複するリスクが高くなります。
- 委託コストがかかる
アウトソーシングの導入は、一般的には自社で経理業務を行うよりもコストの削減が可能です。しかし、追加するオプションの数や業務委託の範囲によっては、かえって割高になる可能性があります。
- 情報漏えいのリスクがある
経理業務は企業の機密情報を扱うため、情報漏えいを起こしてはなりません。経理業務をアウトソーシングすると、機密情報に外部の業者が触れることになります。信頼でき、かつセキュリティ対策を万全に整えた業者を選択しなければ、セキュリティリスクは高くなります。
経理アウトソーシングの失敗例と失敗しないための導入方法
経理業務のアウトソーシングを導入しても効果がなかったり、逆効果となったりすることもあるようです。いくつかの失敗例と、失敗しないための導入ステップを紹介します。
経理アウトソーシングにおける失敗例
- 業務フローが自社に合わず効率化が図れない
アウトソーシング先が規定する業務フローに合わせるよう求められることがあります。このとき、自社の業務フローと大きく異なっていたため対応に時間を要し、効率化が図れないといった問題が生じるケースです。
- コミュニケーション不足によるトラブル発生
アウトソーシング先の担当者、営業、また税理士や社会保険労務士とのコミュニケーションが十分でないと、齟齬が発生してしまい、トラブルに繋がってしまうケースが散見されます。
- アウトソーシング先のスキル不足による業務品質の低下
専門性を十分に検討せずに委託先を選定してしまい、アウトソース後に業務の品質が低下してしまうケースも多くみられます。
失敗しない経理アウトソーシングの導入ステップ
システム導入と同じように、最初に自社の課題を洗い出し、導入の目的を決めることで、ベンダーを選定していきます。一般的な流れを、ポイントを交えて紹介します。
- 自社の課題を把握し、導入の目的を決める
まずは、自社の課題を把握しましょう。課題を把握することで、どのような対策を行うべきか、がより明確になり、具体的な対応に取り組むことができます。
- 自社の現状を把握し、分析する
業務フローを整理し、どの部分をアウトソーシングするかを決定します。ここで業務フローのマニュアルやフローチャートなどを作成しておくと、委託時に便利です。
- 業者を選定し、見積もりを取る
次に委託業者を選定しましょう。選定ポイントとしては、自社の課題を解決できるか、コストは適正か、サポート体制は充実しているかなどさまざまな観点で比較することが重要です。自社の業務フローを理解する姿勢が見えるか、柔軟に対応してくれるかどうかも確認できれば最適な選定につながります。
- 導入スケジュールを決定する
導入までのスケジュールを決定することで、ゴールに向けていつまでに、何を進行するとよいかが明確化できスムーズな導入が可能です。また、スケジュールについては現場の経理部門や委託先と細かく日程を調整し、導入までの進捗状況を可視化できるようにしておきましょう。
- 正式契約
スケジュールが決まれば、正式に契約を行い、同時に、社内への周知を行います。
- アウトソーシングの導入、業務引き継ぎ
新しく経理／会計システムを導入することもあります。
- テスト運用
最初はテスト期間です。できるだけトラブルを発見して改善します。どのようにコミュニケーションをとっていくか、トラブル時にどう連携していくかも話し合いましょう。
- 本番運用開始
テストが終わったら運用を開始し、随時課題が発生すればすぐに対処できるようにしましょう。PDCAを回しつつ、最適な運用になるよう関係各所とは密なリレーションを取っておくことが大切です。
システム導入で問題解決する選択肢も
経理業務をアウトソーシングするメリットを生かしながらデメリットを防ぐためには、システムの導入という方法もあります。システムを導入することで、自社で業務を継続でき、電子化にも対応できます。また電子化により業務の効率化を図ることができるため、人手不足を解消することも可能です。
経理アウトソーシングの導入は自社の現状や課題に合わせて選択しよう
経理部門の業務は量が多く、複雑です。そのうえ、毎年のように改正や制度変更が行われるので、そのたびに内容を理解し、対応していくのは大変な負担となるでしょう。そのようななか、経理業務を効率化するために、外部サービスに経理業務を委託する経理アウトソーシングを導入する企業が増えています。しかし、経理アウトソーシングには自社にノウハウが蓄積できない、情報漏えいのリスクがあるなどのデメリットも生じます。
そのため、経費精算などの間接費業務は、それ自体をアウトソーシングするのではなく、システムを導入したうえで、負担が大きい経理業務の一部や関連業務をアウトソーシングする方法がおすすめです。これにより、アウトソーシングのメリットを最大化し、デメリットを軽減することができます。アウトソーシングに興味はあるもののデメリットが気になる、といった企業はシステム導入との併用を検討してみてはいかがでしょう。
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