出張・経費管理トレンド
経費削減とは?経費削減を効果的に行う方法や削減しやすい項目、注意点などを詳しく解説
企業の持続的な成長において、適切な経費削減は避けて通れない重要な経営課題です。しかし、やみくもな削減は企業の競争力を低下させるリスクをはらんでいます。本記事では、企業価値を維持・向上させながら効果的な経費削減を実現するための具体的な方法や、削減しやすい項目、注意すべきポイントなどを解説します。
経費削減とは
経費削減とは、主に企業が業務や仕組みを改善して、事業にかかるコストを削る取り組みです。近年はデジタル化による業務効率化と組み合わせることで、より効果的な経費削減が可能になりました。例えば、「テレワーク」や「ペーパーレス化」も経費削減の一つです。
ペーパーレス化によるテレワーク実現についてはこちらの事例をご覧ください。
業務負担軽減やテレワークの推進が可能に【お客様事例】サッポロホールディングス株式会社
このように経費削減に取り組むことは、いまや一般的となりましたが、安易な経費削減は推奨できません。単に削れば良いという訳ではなく、「必要な支出」と「無駄な支出」を明確に区別し、後者を適切にコントロールすることが重要です。
経費削減を行う目的
企業が経費削減に取り組む最大の目的は、収益性の向上です。利益は売上から経費を差し引いた金額であり、その増加を図るには「売上アップ」か「経費削減」のいずれかが必要です。
一般的に、利益を伸ばすには売上増加が重要だと考えられがちです。しかし、市場環境によっては売上拡大が困難な場合もあります。そこで注目されるのが経費削減です。適切なコスト管理により、売上が横ばいでも着実に利益を確保することができます。このような理由から、経費削減は企業の収益改善における重要な戦略として位置づけられており、多くの企業で取り組まれているのです。
経費削減を行う方法
企業において経費削減は収益改善に不可欠な取り組みです。中小企業や大企業など、企業規模に限らず共通して行える経費削減方法を紹介します。
業務を見直す
経費削減を実現する第一歩は、業務プロセスの見直しです。各部署の業務フローを可視化することで、重複作業や非効率な作業を発見でき、無駄なコストの削減につながります。
特に大きな効果が期待できるのは、ペーパーレス化です。従来の紙ベースの業務では、印刷費用や郵送代など、さまざまなコストが発生していました。これをデジタル化することで、業務スピードの向上だけでなく、関連経費の大幅な削減も実現できます。
このように、業務の見直しは単なる効率化にとどまらず、経費削減に貢献するのです。
経費精算システムを導入する
経費精算のデジタル化は、業務効率の向上と経費削減を同時に実現する効果的な手段です。特にクラウド型の経費精算システムは、時間や場所を問わず利用できる利便性が魅力です。
スマートフォンで領収書を撮影すれば即座にデータ化され、承認手続きもオンラインで完結できるため、経費処理の時間を大幅に削減できます。また、全ての経費データをクラウド上で一元管理されることにより、使用状況をリアルタイムで把握できる上、紙の保管コストも不要になります。
このように、経費精算システムの導入は、業務効率化とペーパーレス化による経費削減を一度に実現する、一石二鳥の取り組みといえるでしょう。
経費精算システムについて詳しくは「経費精算システムは中小企業の経理課題を解決する?導入のポイントとは?」をご覧ください。
経費削減しやすい項目とポイント
企業の経費は主に以下の3つに分けられます。
- オフィスコスト
- エネルギーコスト
- オペレーションコスト
オフィスコストとは、オフィスの環境の整備に必要なコストです。一般的に運営費や事務用品などの消耗品費などが該当します。
エネルギーコストとは、企業の事業に必要な光熱費や水道料金、ガス代などです。
オペレーションコストとは企業の人件費や物流費などを指します。
このように多岐にわたる経費の中でも削減しやすい項目とどのように削減するかのポイントを紹介します。
運営費
運営費は、オフィスの賃料、清掃費、事務用品など、企業活動の基盤を支える日常的な経費を指します。これらの削減にあたって最も重要なのは、自社の規模に見合った適正なコスト管理です。
例えば、必要以上に広いオフィスや過剰な事務用品の在庫は、無駄な支出につながります。効果的な削減策として、以下の2点が挙げられます。
- オフィスの最適化
業務効率と賃料のバランスを考慮した立地・規模の見直しを行うことで、スペースの効率的な活用につながります。
- ペーパーレス化の推進
印刷・郵送代の削減、書類保管スペースの縮小などにより、経費削減だけでなく業務の効率化に効果的です。
これらの取り組みは、直接的なコスト削減だけでなく、働き方の改善や生産性の向上といった副次的な効果をもたらします。
出張費
ビジネスのグローバル化に伴い、国内外への出張機会が増加する中、出張費の適正化は重要な課題となっています。特に、オンラインミーティングツールの普及により、対面での打ち合わせが必要な場面を見極めることで、効果的な経費削減が可能です。
例えば、定例会議や簡易な商談はオンラインに切り替え、重要な商談や現場確認など、実際に足を運ぶ必要がある場合のみ出張とする、といった基準作りが有効です。また、出張規程を見直し、交通手段や宿泊施設の選定基準を明確化することで、無駄な支出を抑制できます。
このような取り組みは、経費削減だけでなく、移動時間の削減による業務効率の向上や、オンラインで業務遂行が可能となるため、働き方改革実現に貢献し、結果的に従業員のワークライフバランスの改善にもつながります。
出張費について詳しくは「出張費とは?相場を見たうえで節約のポイントを解説~次世代経理を目指すシリーズ~」をご覧ください。
通信費
電話やFAXなどの従来型の通信手段は、基本料金に加え使用量に応じた費用が発生するため、コストが膨らみやすい項目です。これらの通信費を効果的に削減するには、比較的安価なコミュニケーションツールの活用が有効です。
例えば、社内外のやり取りにビジネスチャットやSNSを活用することで、電話代や通信費を大幅に抑制できます。また、これらのツールは個人のスマートフォンでも利用可能なため、社用携帯の台数削減にもつながります。
さらに、現在契約中の通信会社やプランを見直し、業務形態に合った最適なプランに変更することで、固定費の削減も実現できます。このような見直しは、コスト削減だけでなく、情報共有の円滑化やペーパーレス化といった効果も期待できます。
水道光熱費
水道光熱費は、従業員のきめ細かな取り組みと最新技術の活用により、大幅な削減が可能な経費項目です。クールビズやウォームビズの導入により、空調の稼働状況を適正化するほか、不在エリアの照明・空調の電源管理を徹底することで、無駄なエネルギー消費を抑制できます。
また、特に注目されているのが、IoT技術を活用したエネルギー管理です。IoTセンサーやAIによって使用状況を自動で把握し、照明や空調を最適に制御することで、効率的なエネルギー運用が可能になります。
これらの取り組みは、単なる経費削減にとどまらず、省エネ実現に貢献できます。企業にも省エネへの取り組みが求められる現代においては、従業員の省エネ意識向上にもつながり、企業の価値を高める効果も期待できます。
経費削減する際の注意点
経費削減を行う際には以下の2つの注意点を理解しておきましょう。
企業の成長を妨げる経費削減は行わない
経費削減は重要な経営課題ですが、単に費用を削減すればよいというものではありません。特に、人材育成費用や業務効率を向上するシステム投資への経費削減は、結果的に企業が提供するサービスや製品の質の低下を招き、競争力や成長力を損なう危険性があります。
経費削減時に重要なことは、その支出が本当に無駄なのか、あるいは企業の成長に必要な投資なのかを慎重に見極めることです。例えば、紙の書類管理や手作業による経費精算といったアナログ業務は非効率な場合が多く、これらにかかる費用は無駄と言えるでしょう。
将来の成長を見据えた賢明な判断が、持続的な企業発展につながるのです。
企業の規模別に経費削減方法は若干異なる
効果的な経費削減を実現するには、企業規模に応じた適切なアプローチが重要です。中小企業の場合、経営者の判断で迅速に施策を実行できる利点を活かし、クラウドツールの活用やフリーアドレス制の導入など、比較的小規模な投資で即効性のある施策から着手することが有効です。
一方、大企業では、全社的な取り組みとして、部門横断的な経費の見直しや、規模のメリットを活かした一括購入、業務の集中化によるコストダウンなどが効果的です。また、専門部署を設置し、データに基づいた体系的な経費分析と改善を進めることで、持続的な削減効果が期待できます。
このように、企業規模に合わせた最適な経費削減戦略を選択することで、より効果的な収益改善を実現できます。
効果的な経費削減で、企業の価値向上を目指そう
適切な経費削減は、企業の収益性を高め、持続的な成長を支える重要な経営施策です。そのためには、自社の規模や特性に合わせた効果的なアプローチを選択することが重要です。
特に中小企業におすすめの方法として、経費精算システムの導入が挙げられます。経費精算をデジタル化することで、業務効率化とペーパーレス化を同時に実現できるため、コスト面での改善にとどまらず、業務プロセスの最適化や生産性の向上を通じて、企業価値の向上に貢献するのです。
コンカーの経費精算システム「Concur Expence」では必要な書類の電子化を行い、適切に保管できます。また、いつどこにいても経費精算業務を行うことが可能となり、経理業務の業務効率化やDXに貢献します。
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