電車や新幹線の領収書は、交通費精算に必要？領収書の入手方法は？

出張などで新幹線を利用した場合、交通費の精算時に領収書の提出が求められるのが一般的です。一方で電車の利用で日常的に発生する少額の電車賃の精算には、多くの会社が領収書の提出を求めていません。なぜ、新幹線を利用した場合の交通費の精算には領収書が必要になるのでしょうか。その理由を詳しく解説するとともに、新幹線の切符代に対する領収書を発行してもらう方法を紹介します。

電車と新幹線の切符代で領収書の要・不要があるのはなぜ？

従業員が業務で支払った交通費等の費用を会社の経費にするためには、原則として利用した証拠となる書類が必要です。証拠となる書類には様々な種類がありますが、交通費の領収書はそのうちの1つです。一般的に領収書は、取引きを行った年月日、取引相手の名前、取引金額、購入した品物の名称などが記入されることによって、強い証明力を持つ書類となります。また、領収書は会社内部に対してだけでなく、会社が正しく納税しているかを確認する税務署や監査法人に対しても「これは間違いなく会社の経費です」と主張できる材料となります。

しかし、営業活動などで日常的に発生する少額の電車賃に関しては、社内規定で交通費の精算時に領収書の提出を不要としていることが多いようです。少額の電車賃の場合、日付、金額、乗車区間などを記載した、経費精算書を提出することで交通費精算を行う形になっているのが一般的です。

これにはいくつかの理由があり、消費税法上、「支払額が30,000円未満の場合」「支払額が30,000円以上であっても、やむを得ない理由がある場合など」について、そのことを帳簿に記載した場合は、領収書の保存が求められていないというのが大きな要因。経費精算書という証拠となる書類があること、金額が少額であることなどから、税務調査が行われた場合においても問題とされることは少ないはずです。

また、日常的に発生する電車賃に対して領収書の提出を求め、処理をするのは非常に面倒なこと、電車の料金はインターネットなどで簡単に調べることができる点なども、社内規定で領収書の提出を不要としている要因の1つです。

ところが、支払う金額が高額になる新幹線については事情が異なります。新幹線を利用しての長距離移動では、料金が30,000円以上になることが多々ありますし、後述するように領収書をもらうことも困難ではありません。また、一般的に会社は、税務署による税務調査が行われた場合を想定して、社内規定に領収書の提出が必要となる金額を定めています。しかし、社内規定で領収書不要と定めていても、税務調査においては、高額な交通費について領収書がないことが不適切という指摘を受ける可能性があるのです。これらの理由から、新幹線の切符代の精算には、領収書が必要になるケースが多いのです。

新幹線の領収書をもらう方法

それでは、新幹線や特急電車の切符を購入した場合、領収書はどのように発行してもらえばいいのでしょうか。「みどりの窓口」などの窓口で切符を購入する場合は、係員に領収書を発行してもらうことが可能です。自動券売機で切符を購入する場合は、購入時に「領収書発行ボタン」を押すだけで、領収書が発行されるのが通常です。

また、インターネットで新幹線の切符を予約・購入する場合もあるでしょう。この場合の領収書の発行方法には大きく2つのパターンがあります。1つはインターネットで予約をしたうえで、券売機で切符を買うパターン。この場合は、券売機の「領収書発行ボタン」を押すことで領収書を発行してもらえます。もう1つはチケットレスサービスを使うパターン。この場合、インターネットの申込確認画面等から領収書を入手します。詳しくは、利用する会社のWebサイトを確認するといいでしょう。

旅行代理店や金券ショップで切符を購入した場合はどうでしょうか。旅行代理店で新幹線の切符を購入した場合は、旅行代理店の窓口で、領収書の発行を依頼することで、領収書を発行してもらうことができます。また、金券ショップで新幹線のチケットを購入した場合も、購入時に申し出ることで領収書を発行してもらえます。JR名義の領収書をもらうことはできませんが、購入店舗の領収書でも経費精算することが可能です。

購入時に領収書をもらうのを忘れたら後日発行はできる？

新幹線の切符を購入する際に領収書をもらい忘れてしまったとしても、その切符を利用する前であれば、切符を購入した駅の窓口に申し出ることで領収書を発行してもらうことができます。また、新幹線の乗車中に領収書のもらい忘れに気づいた場合には、改札口を出る前に駅の精算所で発行してもらえるかを確認しましょう。

そのほか、改札口で乗車後も切符が必要であることを申し出ると、切符に「無効印」を押してもらい、切符を手元に残したまま改札を出ることが可能です。切符自体は領収書ではありませんが、証拠となる書類とすることができ、経費精算できる場合があります。ただし、改札を出てしまったあとは、切符も回収されてしまい、領収書ももらうことはできません。注意してください。

【関連記事】
交通費精算とは？その対象や処理方法、電子帳簿保存法対応について
航空券の経費精算に搭乗証明書は必要？入手方法は？           

領収書の電子化は従業員や経理部門の負担軽減につながります。詳しくはこちらをご覧ください。

【令和5年度税制改正対応】領収書 ・ 請求書 ペーパーレス クイックガイド

＜プロフィール＞

細田 聖子（ほそだ せいこ）公認会計士・税理士

2012年、公認会計士登録。2016年、税理士登録。1999年から香港留学。2003年から2008年まで、上海でOL、日本語教師等の中国勤務。2010年、公認会計士試験論文式試験合格。2012年より、中国深センの会計事務所等を経て上海勤務となるも、2015年、乳がん告知により帰国。日本で治療をしながら大阪の税理士法人に所属。2018年5月に独立し、フリーランスのライターとして執筆活動など様々な業務に従事。

_{*本ブログは、2018年5月にリリースされ、その後アップデートをかけた内容となります。}