電子帳簿保存法・インボイス制度
2022年1月施行、電子帳簿保存法の改正点のポイントを解説
1998年に電子帳簿保存法が施行されてから24年たちますが、いまだに帳簿や書類の電子化は進んでいないのが現状です。理由として大きいのは、電子帳簿保存法の要件が厳しいことでした。しかし2022年1月の改正では、かなり要件が緩和されたため、今後は電子化が進んでいくと考えられます。ただし、電子データの紙保存は廃止については、周知が進まなかったこともあり、2年間の宥恕期間が設けられました。2022年1月に施行された電子帳簿保存法改正のポイントと2023年末までの宥恕措置の概要を解説します。
電子帳簿保存法改正についてより詳しく知りたい方はこちら：改正電子帳簿保存法 活用事例集
令和三年度税制改正徹底解説！電子帳簿保存法で領収書のスキャナ保存、電子化はどうなる？
2022年1月に施行された電子帳簿保存法改正のポイント
2022年1月1日より電子帳簿保存法の改正が施行されました。これまでの電子帳簿保存法から大きく変わった点は次の6つです。順に見ていきましょう。
1.電子帳簿保存法承認制度の廃止
電子帳簿保存法承認制度は今回の改正により、廃止になりました。電子帳簿保存法承認制度とは、電子帳簿保存法の適用要件にのっとって電子データの作成を進める際、「承認を受ける予定の国税関係帳簿などの備え付けを開始する3ヵ月前まで」の間に承認申請書を提出する制度です。
2.タイムスタンプ要件の緩和
タイムスタンプの付与は、電子データの存在証明と、非改ざん証明のために行うものです。これまでは、領収書や請求書の受領者が、署名をしたうえに3営業日以内に付与しなければなりませんでした。
しかし、今回の改正で、付与期間は「最長約2か月と概ね7営業日以内」とされました。また、紙で受領した領収書などをスキャナ保存する際の署名も不要となりました。
※タイムスタンプの要件について詳しくは、「電子帳簿保存法改正でタイムスタンプ付与の要件はどう変わる？仕組みや目的を解説」をご覧ください。
3.スキャナ保存における適正事務処理要件の廃止
適正事務処理要件とは、相互けん制、定期的な検査および再発防止策の社内規程整備などを指します。具体的には、事務処理の際は2名以上で相互にけん制する体制をとる、年に最低1回以上の検査を実施する、問題点が発覚した際は速やかに報告し、原因究明や再発防止策を検討する規定を整備することです。
これまで、帳簿や書類の電子化を進めるには、上で述べた適正事務処理要件をすべて満たす必要がありました。しかも、定期的な検査の際は、電子データと原本を照合しながらの確認となるため、確認時までは原本を保存しておかなくてはなりません。
経理担当者が少ない企業や繁忙期には、これらの要件を満たすのはかなり困難です。今回の改正では、適正事務処理要件が廃止されました。これにより、2名以上での相互確認作業が不要になり、電子データ化した書類の原本もすぐに破棄できるようになりました。
4.検索要件の緩和
電子データで保存されている帳簿や書類は、閲覧が必要になったときにすぐに見つけ出せるよう、次の要件が求められていました。
- 取引年月日、勘定科目、取引金額その他のその帳簿の種類に応じた主要な記録項目により検索できること
- 日付または金額の範囲指定により検索できること
- ふたつ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること
しかし、これらの要件をすべて満たすのは困難なため、これも電子化が進まない要因のひとつとなっていました。そこで今回から以下のように緩和されました。
- 検索要件1について：検索の記録項目は「取引年月日、取引金額、取引先」に限定
- 検索要件2、3について：税務職員から特定の帳簿や書類をダウンロードするよう指示があった際、その要求に応じられればこの2要件は不要
5.スキャナ保存による電子データ化に関連した不正があった場合の罰則強化
今回の改正で変わった点は要件の緩和だけではなく、以前より厳しくなった点もあります。それは、電子帳簿保存法の要件に従って帳簿や書類が保存されていなかった場合への対処です。
スキャナ保存や電子取引データの改ざん、廃棄などによって不正な計算が行われた場合には、重加算税の罰則が10%加重されます。つまり、通常35%のところ45％へと変更されるのです。
6.電子取引データの電子化が義務化
従来、電子メールでやりとりした請求書や見積書、Web上で購入した備品や食品などの領収書に相当する情報がWebサイト上のみで表示されるものなどは、紙に印刷して保存していました。
改正後は、印刷ではなく、電子データのままで保存することが義務化されています。ただし、宥恕措置によって、2023年末までは紙に出力した保存も認められます。宥恕措置の詳細は後述します。
要件緩和に伴い電子化の推進自体は進めやすくなりますが、同時に情報流出やデータ消失のリスクも高まります。単に電子化を進めるだけではなく、どうやってガバナンスを担保するか、そのバランスも検討が必要です。
電子帳簿保存法の保存要件
電子帳簿保存法の保存区分は、「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」の3区分です。それぞれで保存要件が異なるため、ここでは主な要件を解説します。
1.電子帳簿等の保存要件
会計システムなどで作成した帳簿が対象です。該当する帳簿は、電子データのまま保存可能です。ただし、電子帳簿保存法に対応した会計システムに保存すればそれでよいわけではなく、検索要件や、見読可能装置の備え付けも必要です。つまり、画面・書面に整然とした形式および明瞭な形状で速やかに出力できることも要件なのです。
なお、検索要件では、「取引年月日」「金額」「取引先」で検索ができるようにすることが求められます。また、見読可能装置の備え付けとは、次のとおりです。
- 画面14インチ以上
- 4ポイント文字の判読が可能なパソコンやディスプレイを用意
- 操作説明書も備え付ける
- 整然、明瞭な状態で出力できるようにする
2.スキャナ保存の保存要件
紙の領収書や請求書などをスキャナで読み取って保存しますが、一定水準以上の解像度およびカラー画像（※）による読み取りが必要です。具体的には、解像度は200dpi相当以上、画像は256階調（約1,677万色）以上であることなどが要件です。さらに、電子帳簿等保存の要件と同様、見読可能装置の備え付けも必要です。※カラー画像要件については例外あり
なお、タイムスタンプの付与も必要です。ただし、電子化された書類の修正や削除ログを残せる仕様になっているシステムの場合、タイムスタンプの付与は必須ではありません。
3.電子取引の保存要件
メールでのやりとりやWebサイト上のみで表示されるタイプの取引データは、改ざん防止のための措置をとったうえで保存しなければなりません。
改ざん防止の措置には次のような方法があります。
- 電子化された書類の修正や削除ログを残せる仕様になっているシステムを活用する
- 改ざん防止のための事務処理規定を定めて遵守する
- タイムスタンプの付与
またこちらも、電子帳簿等保存の要件と同様、検索要件や、見読可能装置の備え付けが必要です。
令和4（2022）年度税制改正大綱の概要
2021年12月10日公表の、「令和4年度税制改正大綱」のなかで、2022年1月1日より施行される電子帳簿保存法改正に関し、2年間の宥恕措置を設けることが明らかになりました。
電子帳簿保存法改正の周知が足りていなかったことや、経費処理を紙で行っている企業がまだ多かったことがその理由です。ただし、あくまでも宥恕措置であり、改正は2022年1月から施行されています。
宥恕措置が終了する2024年1月からは、いよいよ電子データの紙保存ができなくなります。また、2023年10月からはインボイス制度も導入されるため、電子化に対応していない企業は迅速に対応を進めることが求められます。
※宥恕措置について詳しくは「2年延期！電子取引データの出力書面等による保存措置の廃止の宥恕措置について」をご覧ください。
※インボイス制度について詳しくは、「インボイス制度の導入と電子帳簿保存法改正が与える請求書業務への影響を解説」をご覧ください。
電子帳簿保存法改正への迅速な対応はシステム活用による電子化が重要
今回の電子帳簿保存法改正によって、事前承認制度の廃止やタイムスタンプ要件の緩和などが導入され、紙の帳簿・書類の電子化がしやすくなりました。経理担当者にとって大幅な負担軽減が実現したといえます。改正を契機に、電子化作業を進めていきましょう。
紙による保存が廃止された電子取引に関する宥恕措置は2023年12月末までですが、それより前の2023年10月からはインボイス制度が導入されます。そのため、2023年10月時点で電子化を終えていることが望ましいでしょう。
2年間の宥恕措置といっても、実質的な準備期間は1年もないかもしれません。短い期間のなかで電子化を進めていくには、電子帳簿保存法の改正点をよく理解したうえでの効率的な対応が求められます。
