【イベントレポート】SAP Concurカスタマーディスカッション〜電子帳簿保存法対応について〜

電子帳簿保存法は年々要件緩和が進み、対応する企業も増えています。 一方、要件緩和によって対応する際の選択肢が増えたことで、自社ではどう対応すべきなのか、何が正解なのか迷う企業が増えていることも事実です。
今回はそんなお悩みを解消すべく、Concur Expense Standardをご利用中の5社6名の皆様に弊社大手町オフィスへお集まりいただき、カスタマーディスカッションを開催いたしました。

今回のカスタマーディスカッションでは、電子帳簿保存法（以下、電帳法）に対応されている企業様より、それぞれどのような準備をし、対応に踏み切ったのか、その効果はどうだったのかを発表いただくセッションを設け、その後、参加企業様全員でのディスカッションという流れで進行しましたので、その模様を一部お届けします！

電子帳簿保存法への対応企業講演①｜TOWAレーザーフロント様

TOWAレーザーフロント株式会社様はレーザ及びレーザ加工装置の開発、設計、製造から、販売、保守に至るまでを手掛けていらっしゃる企業です。Concur Expense Standardを導入されて1年半ほど経たれており、電帳法対応は、導入後1年ほどたって開始されています。
まずは対応にあたり、社内への周知をどのようにされたかご説明いただきました。周知方法として説明資料をご準備されたそうですが、その文言のどこがわかりにくいか、経理担当者ではない社員に確認してもらうなどの工夫をされたそう。また、他の法対応との兼ね合いで説明範囲を決めることや、似たような質問が寄せられた際の対応を検討することも必要、とお話しされ、少ない人数での対応をされる企業の皆様にも参考となったのではないかと思います。
Concur Expense Standardの活用と電帳法導入後の効果として、「デジタル明細によるキャッシュレス決済への意識向上」と「デジタル明細とスキャナ保存による経費精算の効率化」の2点をご紹介いただきました。元々全社員がコーポレートカードを活用され、キャッシュレスにも対応されていたそうです。今回、電帳法のデジタル明細に対応し、デジタル連携されたデータでの経費精算でより手間がなくなると周知することで、うっかり現金払いしてしまうといったことが減り、これまで以上にコーポレートカード決済への意識が高まったそう。また、スキャナ保存にも対応することで、領収書を台紙に貼る作業や紙ベースでの承認・回覧が不要になり、いつでもどこでも経費精算が可能でスムーズになったとお話しいただきました。

ここでキャッシュレスに関連した質問が。「個人アカウントのPayPayのチャージを、コーポレートカードとの連携させている人はいるのか？」

これに関しては「チャージした全額が会社経費利用分とは限らず、個人利用分と混ざってしまう懸念があり、許可していない。ただ、全社員へのスマホの貸与が完了したので、これからは会社貸与のスマホにPayPayを入れて活用することも考えたい」という回答でした。コンカーからも「PayPay決済データを直接Concur Expense Standardと連携させることもできる。PayPayを直接連携せずにチャージにコーポレートカードを使い、カード決済データをConcur Expense Standardへ連携することも可能だが、直接PayPayから連携させた方が、具体的にいつ・どこで購入したか、経費利用として適切かがわかるのでよりおすすめ」と説明させていただきました。

電帳法の取り組みセッションではあるものの、このような派生した疑問にその場でお答えできるのも、ディスカッション形式のイベントのいいところですね。

電子帳簿保存法への対応企業講演②｜プロロジス様

続いてプロロジス様より発表いただきました。プロロジス様は、物流不動産会社としてグローバルに展開されており、2019年4月よりConcur Expense Standardを利用いただいております。電帳法への対応は2021年1月からと2年以上の対応実績があり、今回ご登壇いただきました。
Concur Expense Standardの利用開始当初は電帳法対応を考えていなかったそうですが、コロナ禍となり、環境が一変。紙ベースでの処理や領収書を提出するなどの従来の対応が難しい状況の中、電帳法対応の必要性を強く感じられたことから、準備期間を経て運用開始されました。
運用前の準備としては開始の3ヶ月ほど前から説明会を開催したり、マニュアルを整備したりしていたそうです。マニュアルをイントラにも置き、ここに見にくればできるよ、という状況を整備されたとお話しいただきました。
電帳法対応の効果として、「100%ペーパーレス化の達成」「コーポレートカードの利用率が80%を超え、タイムリーな経費精算が可能で年度末の駆け込み精算がなくなったこと」などを挙げられました。これらによって、経理の皆様の負担もかなり減ったとのこと。また、Concur Expense Standardと一緒にご利用いただくことで、重複申請の確認、コーポレートカード利用状況の分析や、取引発生日から精算までの期間を分析することで精算期限を設ける意思決定材料とすることができたという効果もお話しいただきました。
コーポレートカードの利用促進については、社長からもプッシュしていただいたことで進んだ、という裏話も！

電帳法対応によるペーパーレスと、従業員の皆様がより対応しやすくするためのキャッシュレス、この２つを両輪で回すことが、運用がうまくいく基本となるのかもしれません。
また、実際の運用開始後に従業員の皆様が困らないよう、会社にあった工夫をされることも必要なのだなと改めて感じる発表となりました。

電帳法に対応するにあたっての疑問を解消しよう〜ディスカッション編

先ほど自社のご状況をお話しいただいた2社を中心に、こんな時どうするの？をざっくばらんにお話しいただくセッション。ご参加企業様から事前にいただいたご質問をもとにお話を進めました。かなり話も弾み、質問のやり取りも多かったので、ここでは抜粋して２つをご紹介します。

• 3万円以上の領収書の回収・保管方法について

電帳法のデジタル明細に対応することで、3万円未満の領収書は受領不要となります。3万円以上の場合は領収書の受け取りが必要ですが、コンカー自身の運用としては、経費精算が終われば申請者が破棄することになっています。TOWAレーザーフロント様、プロロジス様でも同様に、経理承認が終われば破棄可能としていると伺いました。

デジタル明細については、キャッシュレスを推進する１つの有益な手段でもあるので、うまくこの辺りは活用していきたいといったお話も出て、PayPayとの連携も便利だよね！などお話しが弾みました。

• 画像品質を考慮すると携帯カメラの読み込みよりもスキャナーを優先するべきなのか

領収書の撮影については他のものが写り込まないようにする、などのルールがあります。
まずはコンカーでの状況ですが、原則コーポレートカード・PayPayの連携によるデジタル明細方式を採用しているため、領収書が必要になる場面は少ないですが、撮る時のルールが社内で展開されています。

TOWAレーザーフロント様では、スキャナでの読み取りを基本とし、スマホでの撮影は会社貸与のスマホ（SAP Concurモバイルアプリでの撮影）に限るといった工夫を挙げられました。また、プロロジス様ではコンカーと同様の資料をマニュアルにも載せているそうです。ですが、原則アプリで撮影するので、あまり問題になることがない、とおっしゃっていました。SAP Concurモバイルアプリでの撮影であれば電帳法に準拠した388万画素以上での撮影が保証されるため、特に問題なく進めていただけるかと思います。撮影が問題なくできるのかという点については気にされる企業様も多いこと、それぞれの企業様のご状況に合わせた対応が必要と感じるセッションとなりました。

カスタマーディスカッションを終えて

当日は、ここには書ききれなかった、インボイス制度対応の最新情報をご説明をさせていただいたり、お客様同士の情報交換、コンカーオフィスツアーなど、貴重なお時間を有意義に過ごしていただけたものと考えております。
引き続き、こういったディスカッション、情報交換の場を今後も広げていきたいと考えておりますので、ご参加いただけましたら幸いです。

コンカーに関する詳細はこちらをご覧ください！https://www.concur.co.jp/perfect-expense