電子帳簿保存法・インボイス制度
電子帳簿保存法で義務化されたデータ電子保存について解説
多くの企業がビジネス資料や文書の電子化を進めています。同時に、現在でも電子化が進まず、紙でのやりとりが基本の企業も少なくありません。実際、電子取引に関するデータの電子保存を義務化した改正電子帳簿保存法が2022年1月から施行されていますが、2023年12月までは宥恕（ゆうじょ）措置として紙保存も認められています。では、そもそも2024年1月の電子保存の義務化とはどのようなものなのでしょう？今回は、電子帳簿保存法の概要を改正内容と合わせて確認し、電子保存の義務化やタイムスタンプ要件について、更に2023年12月末までに電子帳簿保存法に対応するにはどうするべきかについてお伝えします。
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電子帳簿保存法とは
社会のデジタル化が進む近年、企業においてもさまざまな文書の電子化が進められています。電子帳簿保存法とは、ビジネスで扱われる多くの文書のなかでも、国税関係書類の電子保存に関する法律です。施行されたのは1998年ですが、デジタル化を促進するために、定期的に改正がなされています。そのなかで2022年1月にも保存方法について大きな改正がなされました。その文書の保存方法には、次の３つがあります。
1. 電子帳簿保存
電子的に作成した帳簿や書類を、電子データのままで保存する方法です。例えば、会計ソフトやExcelなどを使って作成した帳簿や決済関係書類を印刷せず、電子データのままで保存する場合がこれに該当します。
2. スキャナ保存
紙で受領した書類や作成した文書などを画像データとして保存するものです。例えば、業務で使用する文具を店舗で購入した際に受け取った領収書をスキャンし、電子データとして保存する方法が該当します。
3. 電子取引データ保存
電子的に授受した取引情報をデータで保存するものです。なお、電子取引とは次のように幅広いやりとりが該当します。
- 電子メールを利用して請求書や領収書等のデータ（PDFファイル等）を受領
- ホームページ上からダウンロードした請求書や領収書等のデータ（PDFファイル等）、またはホームページにて表示した請求書や領収書等をそのまま画面印刷して利用
- 電子請求書や電子領収書の授受にかかるクラウドサービスを利用
- クレジットカードの利用明細データ、交通系ICカードによる決済データ、スマートフォンアプリを使った決済データ等を活用したクラウドサービスを利用
- 特定の取引に関わるEDI（Electronic Data Interchangeの略称）システムを利用。なお、日本語では「電子データ交換」と呼ばれる
- ペーパーレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用
- 請求書や領収書等のデータをDVD等の記録媒体を介して受領
2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法の改正ポイントについては、「2022年1月施行、電子帳簿保存法の改正点のポイントを解説」をご覧ください。
電子保存の義務化とは？
電子保存の義務化とは、前項で挙げた「電子取引データ保存」に関わるもので、電子取引で授受した電子データは電子データのままで保存しなければならないというものです。ただし、取引自体が電子的なものであっても紙で請求書や領収書を受け取った場合は、電子保存の義務はありません。例えば、ECサイトで商品を購入し、商品と一緒に紙で請求書が届けられた場合は、紙のままでの保存が認められています。あくまでも電子取引により、電子データで請求書等を授受した場合にのみ電子保存しなければならないとしたのが、2022年の改正電子帳簿保存法による電子保存の義務化です。
電子帳簿保存法の改正内容から見る義務化のポイント
電子保存義務化のポイントとしては、真実性の要件を満たすために改ざん防止のための措置が必要です。具体的には次のいずれかの措置をとる必要があります。
● タイムスタンプの付与
やりとりする電子取引データにタイムスタンプが付与されていること。
● 履歴が残るシステムでの授受・保存
データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステムもしくは訂正削除ができないシステムで書類の授受・保存を行うこと。
● 改ざん防止のための事務処理規程を定める
電子データの範囲や対象、保存期間や保存にかかる責任者の明確化。また、問題が発見された場合に再発防止や手続きの見直しを行うこと等の社内規程を整備して運用をします。
2023年12月まで宥恕措置が取られた理由
本来、電子保存の義務化は2022年1月から完全施行される予定でした。しかし、2021年12月の時点で電子保存の準備ができていない企業が多かったことから宥恕措置が取られました。具体的には、2023年12月までは、税務署長がやむを得ない事情があるとした場合に限り、電子データの紙保存を認めるとしたのです。
やむを得ない事情とは、次のようなケースを指します。
● 電子取引で受け取った電子データをそのまま保存するシステムがない
● ワークフローの仕組み設定ができていない
ただし、宥恕措置による紙保存をした場合でも、税務調査において税務職員からの求めがあれば、明瞭な状態で出力した書面の提示もしくは提出が必要です。そのため企業は求めがあった場合に備えておかなくてはなりません。
また、宥恕措置は義務化の延期ではありません。対応を先延ばしすることなく、電子保存できる環境を構築する必要があります。
タイムスタンプ等の要件緩和
2022年1月から施行されている改正電子帳簿保存法では、以前に比べタイムスタンプ等の要件が緩和されています。電子取引データの主な変更点は次のとおりです。
● タイムスタンプ付与期間が延長された
以前は、領収書等を受け取ってから3営業以内のタイムスタンプ付与が必要でしたが、最長約2カ月と概ね７営業日以内に延長されました。
● 検索要件が限定された
電子保存したデータの検索要件のうち、必要とされる検索項目が緩和され、「取引年月日その他の日付」と「取引金額および取引先」のみに限定されました。
また、範囲指定や項目を組み合わせて条件を設定する機能については、税務職員の要請による電磁的記録のダウンロードに応じられる場合は、不要になっています。
● 所定の事業者へ緩和措置
電子取引においては、基準期間（電子取引が行われた日の属する事業年度の前々事業年度）の売上高が1,000万円以下の場合、税務職員の要請による電磁的記録のダウンロードに応じられれば、検索要件の全てが不要となりました。
なお、タイムスタンプはスキャナ保存においても必要な保存要件のひとつです。ただし、スキャナ保存については、2022年1月改正により一定の条件を果たせばタイムスタンプの付与が不要になりました。具体的には、訂正・削除の機能がない、もしくは訂正・削除の履歴を残せるシステムを使って保存すれば、タイムスタンプの付与が必須ではなくなったのです。
改正電子帳簿保存法でのタイムスタンプ付与要件についてより詳しくは、「電子帳簿保存法改正でタイムスタンプ付与の要件はどう変わる？仕組みや目的を解説」をご覧ください。
罰則強化
改正電子帳簿保存法では、データの改ざんや規定の保存期間を過ぎるなどの違反があった際の罰則が一部強化されています。具体的には、青色申告の承認取り消しをはじめ、通常の重加算税額にさらに10%の加算が課せられるため、注意が必要です。
電子保存義務化における今後の動き
なお、2022年12月16日に税制改正大綱が発表され、電子帳簿保存義務化に関していくつかの改正がありました。具体的には、スキャナ保存時の解像度、階調、大きさおよび入力者情報などの要件が廃止。また国税関係書類において相互関連性要件を満たすべき書類が、領収書や売買契約書などの重要書類に限定されました。
また、メールやPDFなどで受け取った電子書類の紙保存を認める宥恕措置は、2023年12月末からさらに延長されます。
電子保存の義務化対応は迅速に準備を進めることが重要
電子保存の義務化については、2点ほど誤解しやすい点があるため注意が必要です。ひとつは、すべての文書・書類を電子データ保存する必要はない点。そしてもうひとつは、宥恕措置は義務化の延期ではない点です。
電子保存に関しては、紙で授受した文書・書類は紙のままでの保存でも問題ありません。ただし、今後、紙の文書や書類においても電子保存を行う企業が増えることが予測されます。そのため、現実問題として電子保存を行えるシステムやワークフローの仕組みを導入しておく必要性が高いでしょう。
また、宥恕措置についても同様で、電子保存の準備をしないまま宥恕措置期間が終了してしまうと、対応が間に合わなくなってしまいます。2024年以降も紙保存を認める動きが出ていますが、電子化への流れはすでに動き出しているため避けて通るのは困難です。できるだけ早めに準備を進めることで、電子保存に対応できる体制を整えていきましょう。スムーズに電子化するには、電子請求書や電子領収書の授受にかかるクラウドサービスやスマートフォンアプリを使った決済データ等を活用したクラウドサービスの活用が重要です。具体的には次のような段取りをおすすめします。
- 改正内容を理解し、義務化の対象となる請求書や領収書類の確認
- 改正電子帳簿保存法に対応した会計システムの導入もしくは既存システムの改修
- 改正電子帳簿保存法に対応するための社員教育
コンカーでは、領収書の読み取り、入力を速やかに実行する「ExpenseIt」（領収書読取）、請求書の電子化をサポートする「Concur Invoice」（請求書管理）など、電子保存の義務化に対応するシステムの提供を行っています。紙の書類の電子化を検討されている際は、お気軽にご相談ください。
参考：
