電子帳簿保存法の要件とは？対象となる書類や保存要件を詳しく解説

2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法により、紙の文書や書類を電子保存する要件が大幅に緩和されました。しかし、多くの企業で改正後も以前と同じ要件で電子保存を行っているケースも多いかもしれません。さまざまな理由は考えられますが、改正電子帳簿保存法に対応するには正しい保存要件・保存方法の把握が必須です。そこで、改めて電子帳簿保存法の対象帳簿・書類と種類別の保存要件、保存方法を解説します。

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電子帳簿保存法とは 

電子帳簿保存法とは、1998年に施行された法律で、その後何度かの改正を経て現在に至ります。具体的には、所得税法や法人税法など各税法で保存が義務付けられている帳簿や書類を電子データで保存するための法律です。 

電子帳簿保存法の範囲は、電子データとして作成し、受領したものを保存する「電子帳簿保存」。もしくは紙で受領した書類をスキャンして保存する「スキャナ保存」。または電子的にやり取りを行ったデータを保存する「電子取引」の3つに分類されます。 

電子帳簿保存法の対象と保存要件 

電子帳簿保存法の対象となる帳簿や書類と、その保存要件は次のとおりです。 

電子帳簿保存法の対象 

電子帳簿保存法の対象となるのは、大きく「国税関係帳簿」「国税関係書類」「電子取引の取引情報」の3つに分けられます。 

・国税関係帳簿 
　国税関係帳簿とは、企業が行う取引や現金・小切手などお金の流れを記録したものです。
　具体的には、仕訳帳・総勘定元帳・経費帳・売掛表・買掛表・仕入元帳・売上元帳などが該当します。

・国税関係書類 
　国税関係書類とは、決算のほか契約、請求などのやり取りで使用する書類です。
　具体的には、貸借対照表・損益計算書・請求書・領収書など直接的に金銭のやりとりを記す書類。
　そして、棚卸表・契約書・注文書・納品書・送り状など、直接的には金銭のやり取りがない書類も含まれます。  

・電子取引の取引情報 
　電子取引の取引情報とは、電子データ、電子文書などで行う取引で使用するデータや文書、書類です。
　具体的には、ECサイトで商品を購入した際にPCの画面上もしくはPDFで受領した領収書。
　メール内に記載された注文書、請求書などが該当します。 

電子帳簿保存法の保存要件   

電子帳簿保存法での保存要件は、「電子帳簿保存」「スキャナ保存」「電子取引」によって異なります。それぞれの保存要件は次のとおりです。 

■電子帳簿保存の要件 

・システム関係書類等（システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアルなど）を備え付けること 

・保存場所に、電子計算機、プログラム、ディスプレイ、プリンタおよびこれらの操作マニュアルを備え付け、
　記録事項を画面・書面に整然とした形式および明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと  

・次の検索要件を満たしていること
 （税務職員による質問検査権に基づき、電磁的記録のダウンロードを求められた際に応じられれば、2と3の要件は不要） 

1. 取引年月日、取引金額、取引先にて検索できること 
2. 日付または金額の範囲指定により検索できること 
3. 2項目以上の認知の記録項目を組み合わせた条件により検索できること 

・税務職員による質問検査権基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じられるようにしておくこと
 （優良な電子帳簿の要件を備えている場合は不要） 

■スキャナ保存の要件（重要書類と一般書類※で要件が異なります。特に記載がない項目はどちらも要件が変わらないものです） 

・入力期間の制限 
　重要書類の場合は、受領してからおおむね7営業日以内に入力。もしくは業務サイクル（最長2ヶ月以内）を経過後、
　おおむね7日以内に入力します。一般書類は適時入力で特に期限は設けられていません。

・一定水準以上の解像度及びカラー画像による読み取り 
　重要書類は、解像度が200dpi相当であり、256階調以上（24ビットカラー）であること
　一般書類は、解像度は重要書類と同じですが、カラーはグレースケールでも問題ありません。  

・タイムスタンプの付与 
　最長約2ヶ月とおおむね7営業日以内に付与すること 

・読取情報の保存 
　重要書類は、読み取った際の解像度、階調および当該国税関係書類の大きさに関する情報を保存すること
　ただし、大きさがA4以下の場合は大きさの情報保存は不要です。一般書類は、解像度と階調のみ保存します。 

・ヴァージョン管理 
　読み取ったデータの訂正・削除を行った場合は、それが確認できるシステムを使用すること
　もしくは訂正・削除ができないシステムを使用すること  

・入力者等情報の確認 
　入力を行うものもしくは監督するものに関する情報を確認できるようにしておくこと 

・帳簿との相互関係性の確保 
　2つの国税関係帳簿に記録されたものが転記によって関連性が生じた場合、
　それぞれの関連性を確認できる情報を記録しておくこと   

・見読可能装置の備付け等 
　重要書類は14インチ以上のカラーディスプレイ・カラープリンターおよび操作説明書を備え付けること。
　さらに、「整然とした形式」「当該国税関係書類と同程度に明瞭」「拡大または縮小しての出力が可能」
　「4ポイントの大きさで文字を認識できる」状態で出力できるようにすること 
　一般書類で、グレースケールによる保存を行っている場合は、カラーディスプレイ・カラープリンターは必要ありません  

・電子計算機処理システムの概要書等の備付け 
　電子計算機処理システムの概要書、操作説明書、保存に関する事務手続きを明らかにした書類を備え付けること  

・検索機能の確保 
　検索要件に関しては、電子帳簿保存と同じです。 

※重要書類とは、契約書や納品書、請求書、領収書のような資金やものの流れに直結・連動する書類。一般書類とは、それ以外の見積書、注文書、検収書などです。 

■電子取引の保存要件 

・真実性の要件（次の1～4のいずれかを行う）

1.  タイムスタンプを付した後、取引情報の受け渡しを行う 
2. 取引情報の授受後、速やかに（またはその業務の処理に係わる通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプを付すと同時に保存者または監督者に関する情報を確認できるようにしておく 
3. 記録事項の訂正・削除を行った場合、その事実と内容を確認できるシステムまたは記録事項の訂正・削除ができないシステムで取引情報の授受および保存を行う 
4. 正当な理由のない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、その規程に沿った運用を行う 

・可視性の確保 
　保存場所にパソコンやプログラム、ディスプレイ、プリンタなどとそれらの操作説明書を備付け、
　速やかに出力できるようにしておくこと 

※検索要件は電子帳簿保存、スキャナ保存と同じです。 

電子帳簿保存法の保存方法 

電子帳簿保存法では、保存方法も「電子帳簿保存」「スキャナ保存」「電子取引」によって異なります。 

• 電子帳簿保存     
  電子データで作成した帳簿や書類を電子データのままで保存します。 

• スキャナ保存     
  紙で受領もしくは作成した書類をスキャンして画像データとして保存します。 

• 電子取引 
  電子データとして授受した取引情報を電子データのままで保存します（メールの本文内に取引情報が記載されている場合はメール本文もしくはPDFにして保存）。 

電子帳簿保存法への対応にはシステムの活用がおすすめ 

改正電子帳簿保存法に対応するにはシステムやツールの選定も重要なポイントです。例えば、会計システムだけ導入しても、ほかのシステムと連携が取れないことや、改正電子帳簿保存法に対応していないとコストが水の泡となってしまいます。場合によっては、これまでよりも非効率になってしまう場合もあるでしょう。 

そのため、事前に導入するシステムの確認が必要です。ただ、電子帳簿保存法に対応していると謳う製品は多くありますが、その中でも特に多くの企業が選択しているのがConcur Expense,Concur Invoiceです。ここではConcur Expense,Concur Invoiceを導入した企業事例を紹介します。 

経費精算の完全ペーパーレス化を目指しConcur Expenseの導入を実現 

東京に本社を持ち、主に接着剤、アクリル製品、苛性ソーダなどの基礎化学品などの製造販売を行う化学メーカーである、東亞合成株式会社（以下同社）。 

同社では、財務業務の効率化を目的としたペーパーレス化を目指しシステム導入を検討していたものの、電子帳簿保存法の要件の厳しさもあり、一旦は断念をしていました。しかし、2017年に電子帳簿保存法の規制緩和実現後、改めて検討した結果、Concur Expense の導入を実現。業務効率化を叶えるべく完全ペーパーレス化への取り組みを行っています。 

Concur Expenseを選択した主な理由は次のとおりです。 

• クラウドシステムによる最新機能へのアップデートと拡張性 

• 電子帳簿保存法について知見やノウハウを生かしたサポート力 

• 操作性やコーポレートカードとの連携などの充実した機能 

Concur Expense、Concur Invoiceの導入で業務効率化と業務改善に対する意識改革を実現 

一般財団法人日本気象協会（以下同協会）では、750名を超える全職員の経費精算と請求書管理業務の効率化を目指し、Concur Expense、Concur Invoiceを導入しました。 

以前は、2007年からカスタマイズを施したシステムを活用して会計業務を行っていましたが、課題も多くサポート満了を機に経費精算および請求システムの刷新を決意。Concur Expense、Concur Invoiceを導入し、会計業務の効率化と同時に職員がより生産性の高い仕事へ専念できるような環境を実現しました。 

電子帳簿保存法に対応するには、要件の把握とシステムの導入が重要 

電子帳簿保存法は必要に応じて改正され、種類によって保存要件や保存方法が異なります。そのため、どの点が変わったのか、保存要件はどうなっているのかを正しく把握していないと電子化に対応できません。 

また、事例でも紹介したように、改正電子帳簿保存法に対応するにはシステムやツールの選定も重要なポイントです。とはいえ、システム導入のコストや社員に対する教育の手間がかかるため、電子化に二の足を踏んでしまうケースは少なくありません。しかし2023年10月からはインボイス制度も導入されるため、早急に電子化を進めないと改正電子帳簿保存法に対応できなくなるリスクが増大してしまいます。 

そこでコンカーでは、改正電子帳簿保存法に対応した経費精算システムや請求書管理システムで電子化、電子保存を支援します。お困りの際はぜひ、お気軽にご相談ください。 

SAP Concur 

また、2022年度税制改正対応の領収書、請求書電子化の完全ガイドを配布しております。興味のある方はぜひ、参考にしてください。 

2022年度税制改正対応「領収書、請求書電子化の完全ガイド」