経費精算の仕訳と勘定科目ー正しい仕訳のメリットとは

一般的な経費の勘定科目にはさまざまなものがあり、企業によっては独自の勘定科目を立てることも少なくありません。独自の勘定科目を立てる場合は、一定のルールを決めることが求められます。また、前提として、それが経費として認められる性質のものでなくてはなりません。適切な勘定科目の経費を正しく理解することは、企業の財務状況や運営の健全さを測ることにも通じます。ここでは、経費の概要や、経費を管理する意味、企業の経費となる主な勘定科目（項目）などを紹介します。

経費の勘定科目とは

経費の勘定科目とは、さまざまな経費をその性質や使いみちで分類したもので、帳簿の「勘定科目」に相当します。帳簿をつけることで、どの経費にいくら使ったかを可視化することが可能です。

経費とは

経費とは、「経常費用」の略称です。用途はさまざまですが、企業運営、事業活動に必要な支出のことを指します。

貸借対照表と損益計算書にある5つの構成要素（費用・収益・資産・負債・純資産）のなかは、経費は「費用」にあたります。費用は損益計算書の構成要素で、税法上ではその多くが「損金」にあたります。

経費の対象となるものは幅広く、さまざまな出費が経費として計上されます。しかし、最終的に税務署が認めなければ経費として処理することはできません。経費として適切でない勘定科目が経費として計上されていた場合、税務署から修正の指摘がきて、修正作業に大幅な労力を費やすおそれもあります。だからこそ、適切な経理処理が必要なのです。

勘定科目は自社に合わせて設定できる

勘定科目は、業種や業態に応じて新たに設定することが可能です。適切な勘定科目がない場合や、特によく使う勘定科目を細分化したい場合には新しく設定することもあります。ただし、独自の勘定科目をつくりすぎると会計処理が複雑になるので注意が必要です。

勘定科目を独自に作成する場合は、次のようなルールがあります。

• 略称や業界用語は使わず、誰にでもわかりやすい名称にする
• 一度選択したら変更できないため、同じ勘定科目を継続して使用する
• 決算書の勘定科目と同一にする

経費を正確に管理するメリット

経費を正確に管理することで、以下のメリットが得られます。

• コスト削減を実現できる

経費を正しく管理することで、現在のコストを正確に把握できます。それによって必要な支出を維持しながら無駄な部分だけを削ることができるため、適切なコスト削減が可能です。

• 節税効果がある

経費を計上することで利益を削ることができ、結果的に法人税を抑えることができます。

• 経営状況の判断に役立つ

正確に記帳した帳簿があれば、現在の財務状況を可視化できます。そこから「本当に利益を上げている商品」「利益を圧迫している支出」などを明確にして、経営判断の材料にすることが可能です。

• 財務状況を明確に説明できる

株主、銀行、税務署などの利害関係者に財務状況を説明する必要があるときも、経費を把握していればより正確に、わかりやすく説明できます。

ただし、経費を正確に管理するためには、どのようなものが経費にあたるのかを把握しなければなりません。そこで、次に主だった勘定科目を紹介します。

企業の経費となる主な勘定科目

経費にあたる勘定科目と、各勘定科目に計上する支出の内容を紹介します。経費は、事業に関係する支出であることが前提です。

主な勘定科目は以下の通りです。

• 給与賃金

従業員へ支払う給与や賃金。付加して支給する現金や現物給与も含む。賞与や退職金などは別の勘定科目を立てることが多い。

• 地代家賃

建物や土地の賃料。事務所や店舗、駐車場、敷地の地代など。事務所を自宅と兼用する場合は按分して計算する。礼金や更新料、権利金も含む（20万円未満の場合）。

• 仕入

販売・製品化するための商品・材料代など。完成品を仕入れて売る場合も、作成するための材料代も含む。

• 租税公課

公的な課金。国税や地方税の税金、事業税や固定資産税、国や公共団体への交付金などがある。

• 水道光熱費

水道、ガス、電気などの料金。水道、ガス、電気などの料金。冷暖房費や灯油代を含んでもよい。

• 通信費

電話料金、携帯電話料金、インターネット接続料など。携帯電話を業務と私用の両方で使用している場合は、按分して計算。

• 旅費交通費

通勤定期代、時間駐車場代、出張旅費、高速料金など。出張先のホテルの宿泊費用も含む。個人で使っている交通系ICカードを使った場合は業務利用であることを明確にする。

• 広告宣伝費

雑誌、新聞、テレビ、Webサイトなどへの出稿費。自社の企業案内や商品チラシの作成・印刷費なども含まれる。

• 接待交際費

取引先との接待費用、お祝い金など。お中元やお歳暮などの贈答品、手土産、茶菓子代も含む。

• 消耗品費

文房具、名刺、電球など、比較的短時間で消耗する物品が対象。使用可能期間が1年未満か取得価額が10万円未満の什器備品の購入費。

• 福利厚生費

従業員全体の慰安、衛生、医療、保健の費用など。慰安旅行費、社宅の賃料、健康保険や厚生年金の事業主負担分など。

• 損害保険料

事業用資産に対する保険が対象。火災保険、地震保険、自動車保険など。2年以上の契約期間の場合に一括支払いをしたとしても、対象となるのはその年の保険料分のみ。

• 減価償却費

取得金額が10万円を超える償却資産を、耐用年数に応じて分割して費用として計上するもの。

• 荷造運賃

商品を出荷するときの荷造費用や梱包費用、輸送費用、郵便手数料など。書類を発送する場合の通信費。梱包資材は使用分のみが対象。

• 外注工賃

外注業者に支払った手間賃や下請け賃料で、デザイン、システム開発、業務の外注費など。清掃会社に社内清掃を委託した場合の費用や、人材派遣会社への派遣料なども該当。

• 貸倒損失

相手側から回収不能となった債権（売掛金や貸付金）。貸倒金ともいう。

• 修繕費

事務所や社用車の修繕・修理費用など。元の状態に戻す場合に限る。対象の価値が上がる場合は、上昇分を資産として計上。

• 修繕積立費

建物を修繕する目的で積み立てを行っている費用。オフィスを賃貸している場合、オーナーや管理会社に対して支払う費用を計上。

• 利子割引料

事業用の借入の支払利息、自動車ローンの利息、手形の割引料など。借入金の返済は元本と利息を含めて行うが、元本部分は経費にはあたらない。

• 賃借料

機材、自動車、OA機器、什器、家具などのレンタル代。

• 新聞図書費

事業に必要な新聞、書籍、雑誌代など。事業と直接に関係する場合のみ計上でき、休憩室に置かれる雑誌・新聞などは福利厚生費となる。

• 車両費

業務で使用する車にかかる費用。車検費用やガソリン代など。自動車税や修理代を車両費に含んでもよい。自動車保険は損害保険料とすることが多く、ガソリン代は旅費交通費とすることも可能。

• 取材費

取材や原稿執筆のための費用。取材対象者との食事代や電話代、取材先までの電車・タクシー代などが該当。

• 会議費

会議や打ち合わせ、準備にかかった費用。自社従業員のみで行う会議だけでなく、取引先との会合も対象。施設使用料、用意した弁当や飲料など。

• 支払手数料

支払いに際して発生した振込手数料や代引き手数料、不動産を売却した場合の不動産会社への仲介手数料など。税理士や弁護士の顧問料、コンサルタントへの相談料や報酬も含む。

• 繰延資産

支出した費用の効果が、将来的に長く持続すると考えられる場合に、費用を資産計上するための勘定科目。社債発行費、試験研究費、開業費など。

• 寄付金

国や地方公共団体、その他法人・団体などへの寄付金。国や地方公共団体への寄付は全額費用として計上できるが、そのほかの寄付は原則として計上できる額に上限がある。

• 雑費

既存の勘定科目に分類できない事業上の費用。詳細があいまいになるため、多く計上することは好ましくない。一度雑費として計上したものは、その後も雑費となる。

 

上記はあくまで一般的な分類です。経費の勘定科目にはさまざまな種類があり、なかには線引きが明確ではないものもあります。企業が独自にルールを設定することも可能ですが、その場合は自社ルールを社内に周知し、それを守ることが重要です。

より正確に経費を管理するためには

多くの経費の勘定科目から適切なものを選び、正確に管理するのは手間がかかるという課題があります。

経費として申請するためには、使用したことを証明できる領収書かレシートが必要です。しかし、通常業務のかたわら領収書の保存や管理をする時間を確保するのは簡単ではありません。また、伝票作成や申請手続などの業務が発生するため、経費の管理には一定の手間とルールづくりが必要です。

経費を申請するのは、経理処理が専門の経理担当者だけではありません。営業部門や販売部門など、一般従業員からの経費申請も多いものです。普段経理に明るくない従業員が申請する場合は、申請に不備があることも多いかもしれません。

経費精算システムを導入しよう

経費精算の手間を省いて正確に管理するには、経費精算システムの導入をおすすめします。データ入力が楽になって、より正確な経費処理が可能です。

経費精算システムには以下のさまざまな機能があり、経費処理を効率化できます。

• システム上で仕分けルールを設定できる
• 以前の仕訳を簡単に検索できる
• データ連携で入力の手間を省くことができる

経費精算システムの詳細や、中小企業の経費精算の課題については「経費精算システムは中小企業の経理課題を解決する？導入のポイントとは？」をご覧ください。

経費の管理は企業の財務状況を正しく管理する第一歩

経費には、交通費のような細かい費用から仕入れや家賃などの大きな金額まであり、さまざまな種類や金額の勘定科目を処理する必要があります。経費を適切な科目で計上することで、企業が何にお金を使っているのかを正確に把握し、管理することが可能です。正確な仕訳と記帳を行うためには、経費の各勘定科目の特徴を理解する必要があります。

しかし、日々の記帳や正確な仕訳は手間のかかる作業です。マンパワーの少ない中小企業でスムーズに経費の処理を進めるには、経費精算業務を一元管理して業務効率化が図れるConcur Expenseの利用をおすすめします。

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