従業員がテレワークで最大限の力を発揮するために必要な5つの要素

従業員はすべての企業にとって重要な資産です。しかし彼らは、雇用主のサポートが感じられない環境では、最大限の力を発揮することができません。理想的な労働体験を提供することは、必ずしも給与の増額や福利厚生の充実を意味しているわけではありません。従業員を満足させ、彼らの生産性を向上させるには、他の要因が必要です。

しかし、テレワークなどで従業員が世界中様々な場所で働くこの環境下では、従業員を満足させ、彼らの生産性を上げるのは不可能だとあきらめてしまう雇用主もいるかもしれません。 

実際には、適切なテクノロジーさえ使用していれば、従業員の満足度が高い職場環境を比較的簡単に作ることができます。

SAP ConcurがForrester Consulting社に委託して行った最近の調査では、従業員体験を向上するには、まず従業員が定期的に使用するツールを中心に見直す必要があることが明らかになりました。これにより、従業員が「定期的におこなう手間がかかる仕事」を削減し、「より有意義な仕事」に時間を費やすことを可能にするからです。これを念頭に置きながら、オフィスで働く従業員はもとより、テレワークで仕事をする従業員に対して、より良い職場環境を提供するためのヒントをいくつか紹介します。 

①どこからでも簡単に作業できるツールを提供する

多くの企業ではコミュニケーションやビジネスを容易にするツールを未だ活用できていないのが現状です。従業員がどこからでも必要なデータにアクセスしたり、共有したりできる機能を提供するGoogle DriveやSlackなどのクラウドベースのテクノロジーは、必須と言えるでしょう。 

➁定期的な「対面」ミーティングを設定する

定期的な一対一のミーティングやチームでの交流は、従業員のやる気を向上させます。テレワークでコミュニケーションが減ってしまう状況下でこそ、毎週または隔週のミーティングを設定して、連絡を取り続けることが重要です。 

③経費精算システムやその他ツールへの投資

Forresterによると、IT、人事、財務マネージャーから、既存の出張および経費精算システムやその他のツールに関する重大な課題が報告されています。33％の回答者は、社内ツールが個人用アプリやツールと連携できないことを不満に感じており、また37％は既存の経費精算システムを使用する際、人的エラーなどによる大きなタイムロスに直面していることが分かりました。さらに、35％の回答者は、「経費精算や支払勘定の書類の提出、承認の受領、その他の書類の提出に、従業員は時間を費やし過ぎている」と答えています。

これが物語っているのは、企業は経費精算システムやその他のツールへの投資を今すぐ検討し、自動化および効率化を図る必要があるということです。この投資が遅れれば、オフィスおよびリモートで働く従業員が直面している課題はさらに深刻になります。 

④従業員が使用したいツール・アプリを提供する 

最近の従業員は、社内ツールに対し、普段使い慣れている消費者向けアプリのような使用感を求めています。移動中や自宅、カフェなどから社内ツールにアクセスする従業員が増加し、どこでも生産性を維持できるテクノロジーの必要性が高まっています。

たとえば、SAP Concurモバイルアプリは、従業員が経費、出張、請求書を管理できる1つのシンプルなソリューションを提供しています。紙の領収書をスキャンしたり、糊で貼り付けたりする必要はありません。従業員は領収書を携帯で撮影し、SAP Concurモバイルアプリを通じて経費報告書に添付、提出することができます。請求書もまた、アプリ経由で簡単に表示および承認できます。合理化されたUIにより、従業員には無駄のない体験が提供され、面倒なプロセスを簡単かつ手間をかけずに行うことができます。 

⑤従業員から定期的にフィードバックを求める

職場環境は流動的で、仕事量の変動や様々な外部要因によって変化します。企業は、従業員が職場でどう感じているのかを把握することで、生産性に影響を及ぼしている課題を特定したり、従業員の健康やエンゲージメントを向上させる措置をとることが可能となります。

Qualtrics Remote Work Pulseは現在無料で利用できるツールの一つです。テレワークで働く従業員の精神状態を把握し、彼らが成功するために何らかの調整が必要かを判断するのに役立ちます。 

良い従業員体験が提供できないと、生産性の低下、離職率の上昇、そしてコストの増加につながりかねません。テレワークが進んだ今、オフィス環境は従来のものとは大きく異なり、従業員たちの毎日の職場体験を把握するのは不可能だとあきらめてしまう企業も多いかもしれません。しかし、ニーズに合った適切なテクノロジーやツールを導入することにより、より満足度の高い職場環境を提供するための第一歩を踏み出すことができるようになります。