出張旅費規程、交際費規程の作成が必要な4つの理由

～ 出張旅費規程、交際費規程、経費精算規程を作成するための
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会社が成長するにつれ、出張に行く社員の数や頻度も増えます。また、出張先でお客様を接待という場面も増えるのではないでしょうか？
「私たちの会社では経理部門がその都度判断して処理をしています」という企業もありますが、企業が成長し従業員が増えていくと「出張旅費規程」や「交際費規程」があると非常に便利です。

出張費用に関する記事はこちら：

出張費用マネジメントの実態調査における課題と対応策

調査レポート：日本人は出張後の経費精算がストレス？世界の出張者アンケート 日本版

出張旅費規程、交際費規程の作成が必要な4つの理由

1. 無駄な経費使用の抑制
   明確な規程がないと、宿泊費をオーバーして申請してしまったり、食費代は日当に含まれているのに申請してしまったり、、など、悪気は無いのに経費を無駄に使ってしまう可能性があります。
   またお客様と飲食する際は、税務上、原則「1人当たり5000円を超える場合は交際費、以下の場合は会議費としてよい」と規定されています。交際費の場合は課税対象となるため、非課税に抑えるために「お客様との飲食は1人当たり5000円以内」とする企業もあるのではないでしょうか。でも、社員がそのルールを認知していなければ、課税対象である交際費が増え、会社の出費が増えてしまいます。
   経費使用に関するルールを社員が把握することで、抑止効果も期待でき、無駄な経費使用を削減することができます。
   （経理の方の話を聞いていると、逆に「休日出勤の交通費は支給するのに、申請してない社員がいるんだよね・・・。」と社員の心配をしている方もいらっしゃいました。適切に経費を使用してもらうためにも、規程はあると良いですね）
    
2. 法的リスクの回避
   恐ろしいのは経費の不正使用です。
   昨今、企業や行政において、経費の水増しなど、経費の不正使用が明るみに出ることがあります。個人が非難されるのはもちろんですが、企業や行政においても、管理責任を問われ、社会的信用を失墜させる恐れがあります。
   経費使用のルールはグレーゾーンを残さず、明確にしておくべきでしょう。
    
3. 適切な経費使用の徹底
   経費申請を承認をする上司の方や経理担当者についても、同じルールをもとに、経費承認の判断ができることが重要です。
   そうすれば、人に依存することなく、また法的リスクも回避した経費使用の妥当性を判断することができます。
    
4. 経理部門の疲弊を回避
   従業員が増えるにつれ、出張頻度や交際費の頻度も増えていきます。この内容を確認し、会社の規程に違反しないかを確認するのが経理頼みとなると、膨大な時間がかかります。
   また、規程に反した経費使用が多いと、差戻しを行う必要もあり、違反した理由を社員に説明する必要も出てきます。
   「経費の締め日は帰れない」「正しいことをしているのに社員に文句を言われる」
   など、経理担当者が疲弊してしまう、、、というケースも少なくありません。
   全社員が規程を正しく理解していると、こういう問題を軽減することができます。

いかがでしょうか？
企業が成長するにつれ、経費使用のルールを徹底することは必要不可欠です。
この機会に、自社の状況に合った「出張旅費規程」、「交際費規程」を作成してはいかがでしょうか？

「出張旅費規程」、「交際費規程」、「経費精算規程」の作成方法をまとめた「はじめての旅費・交際費・経費精算規程作成マニュアル」をご用意しました。
巻末にテンプレートもご用意していますので、是非ダウンロードしてご活用ください。

経費使用のルールを作成したら、次は経費精算の自動化です。
これらの規程を経費精算クラウド「Concur Expense」側で判別、全従業員が経費精算・経費管理に費やす時間を大幅に削減します。
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