大学生が経費精算やってみた！　後編「経費精算の申請を承認してもらおう」

モバイルファースト時代の大学生が、社会人なら当たり前の「経費精算」をやったらどう思うだろう？というこの企画。
大学生が経費精算やってみた！ 前編「経費を使って申請書を作成する」では、経費精算をまだやったことがない大学生に経費を使って経費申請書を作るところまでやってもらいました。
後編では経費を申請し承認をもらうところを実際に体験してもらいます。

ミッション３：「魔のスタンプラリー！～経費を承認してもらう～」

慣れない書きもの、調べものに疲れ切った大学生の皆さん。

藤原くん「これ毎月やってるんですか？」
安東「サラリーマンの経費精算にかける平均時間は毎月48分です」（「サラリーマンの経費精算に関する実態調査」より）
全員「えー・・・」
熊倉さん「久しぶりに糊付けして、ちょっと新鮮でした！」（←ま、前向き～！）

さて、お次のミッションはこちら。

上司に申請内容を確認してもらって、ハンコ（もしくはサイン）をもらう

それではスタンプ（ハンコ）ラリーを楽しんでもらいましょう！今回は上司想定の2名に承認してもらいます。（大丈夫、優しいですよ（多分・・））
まずは間さんの席に行きましょう。。。い、いない！！
小島さん「間さんはどちらですか？今日中に経費申請の承認が必要なのですが・・・」
コンカー社員「間さんなら今、下のカフェで打合せだよ～」
全員「じゃあ行くしかないですね！」

やっぱり間さん、カフェで打合せをしていました。話かけづらいですが、経費申請の承認をしてもらいましょう。間さん「私今打合せなんですけど。。。え、経費申請の確認？こんなに見なくちゃいけないんですか・・・（ブツブツ）」

といいながら、とりあえずサインしてくれました。

次は柿野さんの所へ！柿野さん「本当に大丈夫？ちゃんとやった？」(←疑心暗鬼）
全員「頑張りました！」
柿野さん「あ、そう。（あっさりサイン）」（←サインするんかい！）

ということで、経費精算ミッションは終了！あとは経理が確認して、翌月に支払われます。

皆さんお疲れ様でした！

感想「経費精算はやっぱり面倒以外の何物でもない！」

経費精算終了後、皆さんに率直な感想を聞かせてもらいました。

小島さん「私ならまずレシート絶対失くすと思う・・・」
熊倉さん「間違って捨てちゃったりしそうだよね！」
藤原くん「自分のレシートとの区別して保管するのって、大変だなと」

藤原くん「あと、申請書の作成はとにかく疲れました。会社に出す書類なので、丁寧に書かないといけないですよね」
小島さん「カレンダーを確認しながら、というのも時間がかかりますね。経路検索や定期区間を抜くのも本当に面倒！」
熊倉さん「自分のお金は返して欲しいけど、こんなに面倒ならお金要らないかな！？と思っちゃう」
小島さん「8000円もしたけど、諦める！？」
熊倉さん「やっぱり頑張ります！明日締切ならば寝ずにやります！」
経費精算申請に承認をもらうという作業についても、こんな気付きが。

熊倉さん「お仕事中にお邪魔をして申し訳無かったです」
藤原くん「大企業だったら、承認してもらう上司も増えますよね？」
安東「部下の数だけ上司は承認しなくちゃいけないので、とても時間がかかります。大企業なら確認する上司も増える可能性があるので、早めに申請しないと皆に迷惑かけちゃいます」
熊倉さん「複数の上司に紙の回覧するのって、大変・・・」

小島さん「そういえば、上司の方々はちゃんと確認してたんでしょうか？定期区間の所とか、見てなかったと思う・・・」
安東「これが世に言う『ザル承認』。上司のチェックはザルの穴のように粗いという意味。上司だって面倒なので、部下を信じて承認してしまう。そうなると経理の担当者が隅々まで見る必要があるので大変なんです」
藤原くん「経理の方はキツイですね！！」

そうなんです。経費精算は申請する側だけでなく、承認する上司や経理の方にとっても面倒なんです。
でも経費精算はITを使えばずっと楽にできちゃうんですよね。

「Concur Expense」ならば経費精算がカンタン・ラクに

Concur Expenseは世界シェアNo.1の経費精算クラウドサービス。それを使うと、今やってもらった経費精算がとにかく楽になっちゃいます。

ポイントはこちらです。

• スマホアプリで経費申請書が作成できる→紙は不要
• ジョルダン乗換案内がアプリ内に組み込まれている→最安の電車賃も簡単
• SuicaやPasmoのデータ読み取りも可能→検索もカレンダーチェックも不要
• 法人カード（会社契約のクレジットカード）と明細連携→タクシーもレコーダーもこれで支払えば入力不要
• 領収書の糊付け不要（NEW! 電子帳簿保存法機能）→糊も紙も時間も不要！
• 上司もスマホで承認可能→空き時間にさっと承認
• 経費使用が適正かどうかはシステムが判断→上司の「ザル承認」防止
• よって、経理へシワ寄せが来ることも無くなる！

藤原くん「さっきの作業、意味無いです・・ね！？」
熊倉さん「これだったら経費申請を諦めることも無い！」
小島さん「就職先でもConcur Expenseが使えるといいな！」

まとめ

モバイルファースト時代の大学生には、アナログな経費精算は無駄の塊であり、経費申請を諦めかけてしまう程、大変な作業だったようです。
時代と逆行するアナログな経費精算を押し付けてしまったら、せっかく夢や希望を持って入社してきた若手が「やりたい仕事ができない」「働きがいがない」と不満を口にして辞めてしまうことだって、無いとも言えません。
彼ら持つ若くて素晴らしい能力は、決して「路線検索で最安ルートを素早く見つける」ためではなく、「会社の未来、日本の将来を担う」ためのものだと思います。
時代に合った経費精算のスタイル、取り入れてみませんか？

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～ 前編「経費を使って申請書を作成しよう」～