デジタル時代の新入社員が”紙”の経費精算をやってみた！その感想は！？ 【後編】

物心ついたときから携帯電話やインターネットが身近にあったデジタル時代の新入社員の皆さんですが、コンカーで働く以上、紙ベースの経費精算も体験してもらって経費精算がどう変わるのか体感していただかないといけません！

ということで、今回はマーケティング本部に配属された3名の新入社員に、紙とエクセルによる従来の経費精算とConcur Expenseによる経費精算を実際に体験してもらいます！

 

 

Concur Expenseでデジタル時代の経費精算！

 

前回の記事で、従来の経費精算2日分を完了するまで（初めてとはいえ）かかった時間は約1時間。この経費精算が、Concur Expenseを使うことでどう変わるのかを体験しましょう！

先ほど、新入社員にため息をつかせていた交通費の精算です。

携帯で「Tap to Expense」のアプリを起動し、ICカードをタッチすれば…

一瞬でデータがConcur Expenseへ！

ガタガタッ（椅子から立ち上がる音）

 

鴨島「えっ私たちのあの時間なんだったの！？」

林「これはどういう情報が入ってきてるんですか？」

―なんと、乗り降りしたデータがそのまま入ります！

島田「じゃあさっきのスケジュール確認や、路線検索しながら入力していたのは…？」

―しなくていいんです♪

「「「（声にならない歓喜）」」」

 

それだけじゃないですよ～！どんどんいきましょう！

続いては受け取った領収書の処理です！

モバイルアプリで「ExpenseIt」を起動して読み込めば…

金額を読み取ります！

そして、なんと日付も入ってます！

 

さらに、手土産購入をはじめとした買い物ではPayPay連携が可能です！

島田「え、PayPayが繋がるんですか？！」

―はい、アカウントと設定すれば使えます！

 

Concur Expense アカウントと連携したPayPayで購入して、履歴から経費精算を選んで『Concurと連携する』をタップすれば…

こちらの経費も Concur Expense へ連携完了です！

 

後は、Concur Expense から経費申請書にあたるレポートを作り、申請するだけです！

データがちゃんと入ってきます。

この間、経費精算にかかった時間は5分ほど。ちなみにチェック時も、自社のルールに則り、注意すべき経費にはフラグをたててくれるため、ポイントを絞った確認が可能で、今回の量であれば5分もあれば完了します。

 

 

デジタル時代の新入社員が経費精算をやってみた感想は？

 

では、従来の経費精算と、Concur Expenseでの経費精算を終えた新入社員に感想を聞いてみましょう。

 

自分が仕事で使ったお金を取り戻すだけなのに、ひと仕事したような気分

―従来の経費精算をやってみて、どうでした？

「「「全部が大変でした。」」」

林「交通費の手打ちがとにかくしんどかったです。利用路線が多くなると確認が本当に面倒でした。しかも、本来は月末にやるんですよね？仕事が忙しいときならなおさらやってる暇がなさそうです。」

鴨島「交通費の金額出すのが面倒だし、ミスや抜けがおこってしまうと感じました。これで本当に合ってるのか？と不安でした」

島田「自分が仕事で使ったお金を取り戻すだけなのに、一仕事したような気分です。でもこれ全然本当の業務じゃないんですよね。その事実に悲しい気持ちになります」

 

―仕事で大変なのに経費精算も大変って、しんどいですね。

鴨島「仕事に追われてて出し忘れそうです。お金返してほしいからやりますけど…。」

島田「さっき、Concur Expenseを使った経費精算をして、短縮できるのが分かったから余計そう思うのかな。経費精算してる場合じゃない！って思ってしまいそうです。」

林「私はさっき、2日分入れるのに45分くらいかかりました。…1か月入れるとしたら丸1日2日かかりますよね。絶対残業になりそう…。」

 

―確かに、会社に入ってみるまでこういう業務があるって学生時代はわからないもんね。

鴨島「テレワークをやってる・やってないというのを一つの判断材料に就職活動をしてる友人もいました。同じように、こういう業務効率化ツールを取り入れてるって事前にわかると印象がアップするかもしれません。」

島田「たしかに、学生によっては仕事に打ち込めるかどうかの判断材料にできそうです。」

 

 

自分の手が入らないほうが安心

 

―Concur Expense の経費精算をやってみて、どうでしたか？

鴨島「さっきの後だったので、交通費を一瞬で読んでくれるのに本当に感動しました。自分で調べるのとは違ってＩＣカードの金額を抜きとってくれるから安心できます。」

林「レシートの読み込みもモバイルで済むのがいいです。携帯の方が使い慣れているし、タップで済む。文字をパソコンでいちいち打たなくていいのは楽です。自分の手が入らないほうが安心だし、気持ちが全然違います。」

島田「PayPay は使い慣れているので、連携してるのはいいと思いました。なんていうか、経費精算をするまでのプロセスがわかりやすくて、考えなくても画面を見るだけで指示に従えばできる感じですよね。それがすごく楽でした」

 

―では、今回差を感じてみて自信を持ってお客様にオススメできそうですか？

「「「はい！」」」

 

頼もしい返事！皆さん、期待していますよ～！！

 

 

まとめ：デジタル時代の新入社員は自動化に「安心」を感じる？

 

令和時代の新入社員は、パソコンよりも携帯に親しみ、タイプよりもタップ！なようです。

また、「面倒なのが嫌」や「便利なのがいい」という言葉よりも「機械に任せたほうが間違いないので安心」「自分の手が入らないほうが安心できる」と自動で済むことに対して「安心」という言葉を使っていたことが印象に残りました。

リモートワークを推進しているかどうかなど、効率よく働ける環境が整っているか、アナログなやり方をしていないかどうかも企業を見るポイントとのこと。郷に入っては郷に従えとは言いますが、少子高齢化が進む中、企業の新陳代謝を良くしていくためには学生や若手の転職者から選ばれる企業である必要もありますよね。

お客様のなかにも、経費精算のプロセスはConcur Expenseを入れるまで昭和からずっと変えていなかった…というお話も伺うことがあります。間接業務である経費精算はアナログが残りやすい部分。しかし、価値を生まない間接業務こそ、昔から続いているような古い業務のプロセスを見直し、「令和式」に変えていくべきなのかもしれません。

Concur Expenseを使っていることが学生や転職者にとって、アピールの一環として捉えてもらえる日のため、私たちも新入社員に負けないモチベーションで、令和3年も頑張っていきます！