請求書入力代行の現場に潜入！BPO視察ツアーレポート

前回の対談記事ではInvoice Captureの特徴についてお伝えしました。コンカーでは2024年からお客様向けに長崎県にあるBPOセンターでInvoice Captureをご紹介するツアーを開催しています。   実際に現地に足を運んでいただくことでサービスの品質やセキュリティ管理などを深く理解し安心してサービスをご利用いただくことが可能です。

この記事では実際の視察ツアーに参加した様子と参加者の声を詳細にレポートします！
 

BPOセンター現地ツアーの意義

請求書領域においてBPOを利用するメリットは前回の記事でお伝えしました。請求書領域の外部委託化は多くの企業で検討されていますが、委託先は安心して業務を任せられるサービスレベルを満たしているでしょうか。自社の業務を任せるBPOサービスなのでセキュリティやヒューマンエラーが起こってしまっては大きな問題となります。  特に請求書は支払いをする相手先が いるためビジネスの信頼性にも影響がでる可能性があります。現地に実際に視察に訪れていただくことでセキュリティや業務プロセスの理解が深まるだけでなく現地のインフラ、文化、スタッフの人柄・雰囲気なども感じて頂き、より安心してサービスをご利用いただくことが可能です。

BPOセンターの概要

Invoice Captureは  パートナー企業のトランスコスモス株式会社と連携して九州地方のBPOセンターにて提供しているサービスです。2024年7月には請求書処理の運用方法やセキュリティ対策などを紹介するためにBPOセンターのお客様向けの視察ツアーが開催されました。

ツアー概要

ツアーではSAP Concurのパートナー企業が運営する2つのBPOセンターを視察しました。 

BPOセンター佐世保

BPOセンター佐世保では2019年2月から人事業務や経理業務、営業サポート、さらにSAP ConcurのInvoice Capture（請求書のOCR読み取りおよび補正入力）を中心としたバックオフィスサービスを提供しています。BPOセンターの建物は地域連携の一環でかつて銭湯だったビルをリノベーションして活用しています。

BPOセンター長崎

BPOセンター長崎は2015年5月から稼働しており、経理業務や人事業務が主体となっています。両センター共に、バックオフィス業務を通じて企業の生産性向上をサポートすることに尽力しています。

＜視察ツアー日程＞

２日に分けてツアーが開催されました。

サービスと業務説明

視察ツアーではまず、各センターで提供されているサービス内容や業務の詳細な説明が行われました。座学で全体の概要を把握してから実際の執務室での紹介が行われ、背景から順を追って理解できるため参加者からもとても好評でした。

センターツアーの流れ

概要説明の中では現地担当者から全国にBPO拠点がある中でなぜこの場所にあるのかを含めてわかりやすく説明されていました。 （人柄、地方創生、BCP観点など様々な狙いがあるようです。気になる方はぜひ現地視察ツアーにご参加ください。 ）また、お客様からの個別要件に関する鋭い（！）質問が出てくる中で、現地担当者が迅速に回答している姿勢はお客様との信頼感の醸成につながったようです。

概要説明の後はいよいよ実際の業務スペースに向かいます。ツアー用のIDをかざして入室します。  
 

執務室見学とデモンストレーション

実際の執務室の中に入りました。BPOセンターでは各業務スペースがしっかりと区分けされています。セキュリティ面でもIDカードと指紋認証が導入されており、担当業務外の人間が執務室に入ることができないよう徹底されていました。

執務室では担当者が業務のデモンストレーションを実施しました。リアリティのある内容でツアーでも最も盛り上がったパートです。実機を使った説明は請求書の読み取りから補正入力までの流れについてイメージが湧きやすかったと思います。
 

担当者から一般的な請求書入力業務のポイントについて丁寧に解説しながらデモを実施しました。

デモンストレーションだけではありません。執務室ではオペレーターが実際の業務を行っている様子を確認することもできます。担当者が指差し確認をしながら迅速に処理していることが確認でき、業務品質とスピードを両立したソリューションだという点を肌で感じて頂けました。
 

参加者の声

ツアーを通して参加者はご自身の目で建物の成り立ちや業務スペースの全体イメージを掴むことができました。机上ではわからない細部まで確認ができたことでサービスの理解が深まったようです。最後にツアー参加者の声をご紹介します。

・セキュリティへの配慮が印象深かったです。通常のオペレーションについてもヒューマンエラーが起きないための工夫が随所になされています。また執務室に関しても部外者のみならず担当業務外の人間も入れないように厳密に管理できるシステムになっており驚かされました。

・細かな作業をしているからこそ休憩エリアは開放的で少しでもリラックスできるようにと、オペレーターの皆様への配慮も感じられた。こういう細かい配慮が業務の品質につながっているのだろうと理解できました。

・働いている方々も温和で人懐っこい印象でした。土地柄なのでしょうか？非常に誠実で真面目な方ばかりで安心感が高まりました。

・オペレーターの皆さんの業務レベルが高く安心して業務を任せられそうです。

<番外編>BPOセンターと一緒に現地の様子も体験

まとめ｜BPO視察ツアーに参加して

いかがだったでしょうか？今回のBPOセンター視察ツアーを通じて、参加者には高度な業務レベルとセキュリティ管理を肌で感じて頂けました。Invoice CaptureのようなBPOサービスを活用することで高付加価値業務へのシフト・業務の標準化などが実現できます。  

メリットの大きいBPOサービスですが自社の運用を安心して預けることができるかは十分に検討が必要です。コンカーではInvoice Captureを安心してご利用いただくための視察ツアーを今後も定期的に開催していきます。 ご興味のある方はぜひこちらのリンクからお問い合わせください（Invoice Capture のご紹介はこちら！）