【イベントレポート】設定を見直すだけで SAP Concur の使い勝手が激変？！〜ゼネラル ビジネス SAP Concur ユーザーコミュニティ第四回 意見交換会

コンカーでは、ユーザー企業様同士をつなげたり、より良いSAP Concurの使い方を検討したりしていただくための情報共有・交換の場を定期的に設けています。このゼネラルビジネス SAP Concur ユーザーコミュニティもその一つです。この度、第四回となるゼネラルビジネスユーザーコミュニティをSAP Experience Center Tokyoで開催し、今回は情報共有というだけでなく、今年社長に就任した橋本からご挨拶と今後のサービス戦略についてもお話しさせていただきました。本記事ではイベントの模様をご紹介します！

たったそれだけでこんなに変わる？！ユーザー企業が驚いたTips

経費精算システムは社内の他の多くのシステムとは異なり、全従業員が利用しますが、1年に数回しか経費精算しない人からたくさんの経費を精算する人まで、利用頻度がかなり異なるためシステム利用者の習熟度に差が出やすいシステムです。そのような環境の中、いかに誤りを減らすか、差し戻しを減らすかという点は、SAP Concurのユーザー企業だけでなく、多くの企業の経費精算システム管理者が気にされているのではないでしょうか。

そこで「設定変更担当者がお勧めしたい設定・ベストプラクティス​」からイベントをスタートし、コンカーの東よりご説明させていただきました。

当日はいくつかのTipsをご紹介しましたが、例えば、軽減税率を確認するための税区分項目。課税、軽減税、非課税と、経費精算の際に税区分を選択させる運用をしている企業様は多いかと思います。この選択誤りで差し戻しが起きてしまうというお悩みを伺うことがよくあります。レシートに８％と書いてあっても、課税、と選んでしまうことで、差し戻しが起きてしまう。これをどう解消したかというと、

税率そのものを記載する！

経理担当者は、軽減税率をきちんと理解しているので、１０％、８％と書いていなくても問題ないのですが、一般の従業員は違います。項目自体にも１０％、８％と記載をすることで、間違いを格段に減らすことができるのです。本記事では詳しい設定の仕方自体は割愛しますが、当日は、どのようにすればこういった設定が可能なのか、詳しい解説もしています。

もう一つ、よくある間違いが、経費タイプの選択間違いです。申請者にはイメージしにくい文言が使われていることで、選択間違いが起きやすくなっている場合が多くあります。

これも、先ほどの税区分と同様、それが具体的に何なのか、を追加するだけで大幅な解消が見込めます。

当日は、ここまでご紹介した内容のほか、監査ルールへのコード付与や「会社からのお知らせ」の設定など、管理者がより使いやすくなるTipsも共有いたしました。

すぐにやってみたい！の声続出、設定に関するディスカッション

ここまでにご紹介させていただいた設定は、それぞれが難しい設定ではなく、各企業様にすぐ取り組んでいただけるものです。また、今までコンカーに寄せられたご質問の中から抜粋してご紹介しており、他社がどのような設定をしているかという情報交換が非常に役にたつ分野です。そのため、設定に関する工夫やお困りごとを各社で話し合っていただくディスカッションの時間を設けました。

工夫の共有や、これどうやっていますか？といった意見交換が行われ、それやってみたい！とお話も盛り上がりました。後日談となりますが、ここまでのご紹介やこのディスカッションをもとに設定変更してみた、というお客様からご連絡をいただき、該当の差し戻しがなくなった！というお声もいただけています。

機能改善に対する取り組み〜CISとは？

続いては、ユーザー企業もあまり知らない、SAP Concur自体の、機能改善の仕組みについてご紹介しました。

機能改善のご要望があった場合、担当営業やカスタマーサクセスを通じて要望を上げていただくこともできますが、お客様から直接、CIS（Continuous Influence Sessions）というポータルサイトからも要望を上げていただくことが可能です。

CISは、お客様からの機能改善要望を継続的に収集することを目的としたポータルサイトです。お客様が要望を起票し、他のお客様が投票することで、開発側で優先度の高い要望を特定できます。

すでに出ている要望もご紹介し、同様の要望を持っている場合は投票することができる点もご案内いたしました。これらの機能をお客様、コンカー双方でうまく活用し、より使いやすい機能が開発されるよう進めていきたいとお話ししました。

コンカー新社長、橋本よりご挨拶と戦略の共有

コンカーは2024年1月より社長が交代し、橋本が着任しています。着任後初めてのユーザーコミュニティであり、まずはご挨拶をさせていただきました。

橋本は、2013年にコンカーに入社し、営業、パートナーアライアンス、公共ビジネスなどの新規事業推進など社内の多くの部門をリードしてきました。公共ビジネス推進の観点では、これまでなかった「日本のデータセンター」を粘り強く本社に交渉、ようやくこの9月にオープンできる状況に漕ぎ着けるなど、社長就任前からその手腕を発揮しています。

さて、橋本からは「今後のサービス戦略」と「AI・ビックデータの活用」の２点についてお伝えしました。

今までもコンカーは日本企業が持つ、生産性向上やガバナンス強化に関する課題を解決するための取り組みを多数行ってきました。例えば、電子帳簿保存法の規制緩和に対する取り組みや、働きがいを高めるメッセージなどです。

こういった内容は、今後も継続していくことを説明させていただきました。例えば、昨年インボイス制度が施行されたことで、一部、アナログな運用に戻さざるを得ない部分が出てきています。コンカーとしても法制度の課題であると認識しており、記者会見などで広く周知しています。

また、これからのサービス戦略もご説明しました。今までの「経費精算のない世界」に加え、AIによる運用の高度化や、データを活用したインサイトの提供など、企業の成長を推進するための取り組みを多数行う予定であることをお話ししました。

ビッグデータを活用した利活用推進策

コンカーは、経費関連のたくさんのデータを保有しています。こういったビッグデータを活用した、お客様の利活用推進策をご紹介しました。

お客様に、SAP Concurを導入して良かったと思っていただくためには、やはりその企業の業務生産性が向上した、コストが最適化できたといった成功体験を持っていただくことが重要です。

今回は、何をどう変えるとより使いやすくなるのかより良い活用をしやすくなるのか、いくつか分析した結果をお持ちしました。

一つは、差し戻し率の低減。キャッシュレス率、承認ステップ数、経費科目数などの要因を分析することで、差し戻し率の低い運用方法を検討することが可能です。

次に、満足度の高いユーザー設定を分析し、法人カード利用やステップ数の少なさなどの特徴もご紹介しました。最後に、海外出張費の最適化について、AIが航空会社の動的価格設定を分析し、最適な購入タイミングを提案できると説明しました。

これらの内容については、ユーザー企業様各社によってどこが取り組みやすいのか、どのような結果が出やすいのかが異なると考えます。どう進めていくべきか、一緒に検討させていただきたいことをお伝えし、橋本のセッションを締め括らせていただきました。

まとめ〜第四回を開催して

第四回として開催した今回のユーザーコミュニティ。初回からご参加いただいている企業様から、今回が初参加の企業様まで、多くのお客様にご来場いただくことができました。最後に行ったネットワーキングでは、コンカーの社員が介在しなくても、自然にお客様同士でお話をする光景があちらこちらで見られました。

セミナー後のアンケートでは、全体満足度88.5％！多くのお客様にご満足いただくことができました。特に今回行った設定に関するTipsについては高評価いただいておりますので、次回以降のアジェンダの参考とさせていただければと思います。

この度ご参加いただいた皆様、本当にありがとうございました。次回は11月ごろに開催できればと思っていますので、今回参加できなかった方もぜひご来場ください！