Suica、PASMO、nimocaなどの交通系ICカードの自動連携で経費精算を効率化しよう！

出張や出勤が増えた近年、仕事中の外出で必ず発生するのが交通費です。経費精算の中でも、交通費の精算は料金や区間の入力などが手間で、申請者だけでなくチェック者にとっても時間がかかるタスクになってしまっています。また、数が多いので、うっかり精算を忘れてしまった、という方もいるのではないでしょうか。

このように経費精算の中でも大きな悩みの1つである交通費精算ですが、経費精算システムConcur ExpenseはSuicaなどの交通系ICカードから、自動で利用データを連携させることができます。連携は、カードタイプだけでなくモバイルSuica、モバイルPASMOでももちろん可能です！本ブログでは、Suicaを使った経費精算について説明し、ICカード自動連携（ICCI）の連携方法や効果についてもご紹介します！

交通費精算の現状と課題

2024年現在、経費精算数全体の50%以上を占めるのが、近隣交通費です。交通費精算は、件数とチェックしなければならない項目が多いため、申請者とチェック者のどちらも手間がかかる作業です。また、一件あたりの申請単価が安く影響が少ないため、およそ10人に1人のチェック者は差し戻しや再チェックの業務負担を理由に、意図的に交通費精算の不正を見逃しているというデータもあります。しかし、小さな不正の積み重ねは、いずれ会社全体の大きなリスクにつながってしまうかもしれません。
そこで、コンカーは近隣交通費精算のあり方を抜本的に変えることで課題解決を目指しています。その方法の1つが、Suica*、PASMO**、nimoca***といった交通系ICカードとの自動連携です。モバイルSuica*、モバイルPASMO**などのアプリでも連携可能であり、生産性向上とガバナンス強化を同時に目指せる機能です。

*Suica、モバイルSuica は、東日本旅客鉄道株式会社の登録商標です。
**PASMOおよびモバイルPASMOは、株式会社パスモの登録商標です。
***nimocaは、西日本鉄道株式会社の登録商標です。 

Suicaを使った経費精算とは

出張や客先への外出などで公共交通機関を利用する際、Suica、PASMOなどの交通系ICカードを使う方も多いでしょう。また最近は、カードタイプのICカードだけではなく、モバイルSuicaなどの利用も増えています。モバイルSuicaは、Android、iPhone、AppleWatchで利用することができます。端末によって利用できない場合もあるので、ご利用の端末が対応しているものかを確認した後、アプリをダウンロードして会員登録を行います。すでに使っているSuicaをモバイルSuicaに移行することもできますし、新たにモバイルSuicaをはじめることも可能です。

こういったICカードには、利用した日付・出発地・到着地・金額、定期区間といった情報が記録されるため、正確な経費精算を行うことができます。実際の経費精算の方法は大きく分けて３つあります。

１：ICカードの利用履歴を確認し、エクセルや経費精算システムに手入力する
２：ICカードをICカードリーダーや読み込み用のモバイルアプリにタッチし、経費精算システムに連携する
３：ICカードの利用履歴を自動で経費精算システムに連携する（ICCI）

１の方法では、乗換案内などを用いて金額等を調べ直す必要はないですが、入力の手間は減りません。手作業によるミス、差し戻しなどが発生することもあります。また、入力のために利用履歴を確認するには駅の券売機で履歴を印字する必要があります。領収書の受領も同様で、駅で行う必要があります。ただし、モバイルSuica、モバイルPASMOであれば、会員サイトから利用履歴の確認や領収書の印刷が可能です。生産性向上、ガバナンス強化の効果としては限定的でしょう。
２の方法は、連携可能な経費精算システムを利用する必要があります。Concur Expense（コンカーの経費精算システム）は、この方法での連携も可能です。この方法の場合、きちんと連携できれば手作業のミスはなくなります。ただし、ICカードに残る利用履歴は20件だけのため、消えてしまう前にカードリーダーにタッチして連携する必要があります。タッチした時にはすでに必要な履歴が消えてしまっていて、スケジュールや金額を調べ直して手入力しなければならず手間がかかったり、手作業でミスが生じてしまったりというケースもあるので注意が必要です。また、タッチして連携しようにもカードリーダーが会社にしかなく、出張中で読み込みができないという場合もあると思いますが、これは読み込みのモバイルアプリを利用することで解決できます。企業個別の事情で、アプリが利用できない場合は、やはり手作業が必要になることもあります。
３の方法は、2024年8月現在、Concur ExpenseとSuica、PASMO、nimoca（モバイルSuica、モバイルPASMO含む）で可能です！以下で詳しく説明します。

交通系ICカード自動連携サービス（ICCI）でできること

ICCIの最大の特徴は、経費精算時にSuica、PASMO、nimoca（モバイルSuica、モバイルPASMO含む）をカードリーダーに読み込ませる必要がなく、「タッチフリー」の経費精算を実現していることです。

連携の手間をなくすだけでなく、日付・金額・乗車区間などのデータが正確に連携されることで、入力の手間やミスを削減し、生産性向上・ガバナンス強化が達成できます。さらに、交通系ICカードが利用できるタクシーやバス、コインパーキングなどの利用履歴も連携されるため、経費の申請漏れも防げます。さらに、自動連携のため申請者は経費の編集ができず、不正防止にもつながります。そして、ICCIを通じて、従業員の本業集中を促し、働き方改革の実現にも寄与します。

ICCIサービス詳細：
https://www.concur.co.jp/resource-center/brochures/icci
ICCI紹介ビデオ：
https://www.concur.co.jp/resource-center/videos/icci
 

ICCIによる効果は以下の通りです。

• タッチフリーの連携による入力レス
• 申請漏れやミスを削減
• 不正防止
• 働き方改革の推進

※2024年8月時点で、交通系ICカード発行枚数の約8割をSuica・PASMO・nimocaの3種類が占めています。また、ICCIが可能なICカードは、サービス各社の記名式ICカードに限定されますのでご注意ください。

ICCIを活用しているお客様の事例
日清食品様
シーアールイー様

ICCIの連携方法

記名式ICカードをConcur Expenseに登録するには、マイアカウントのプロファイル設定より、「ICカード」のタブを開きます。交通系ICカードの種類によって連携方法が異なりますので、以下でご紹介します。

Suica

登録希望者は、Concur Expenseのプロファイル設定にある「ICカード」タブより登録申請を行います。その後、JR東日本の交通系ICカード登録Webサイトで手続きを行います。登録希望者とは異なる第三者による現物確認が済むと、連携完了です。モバイルSuicaをご利用の方も同じ要領で連携することができます。

PASMO

Suicaと同様に、登録希望者は、Concur Expenseのプロファイル設定にある「ICカード」タブより登録を申請し、JR東日本のICカード登録Webサイトで手続きを行います。登録希望者とは異なる第三者による現物確認が済むと、連携完了です。

nimoca

nimocaの登録は、Concur Expense上で完結します。Concur Expenseのプロファイル設定にある「ICカード」タブより登録を申請し、nimocaのカード番号と事前の現物確認結果を入力すると、連携完了です。

ICCIでもっと経費精算をもっとラクに！

交通系ICカードでの移動が増えた今が、ICCIを始めるチャンスです！
申請者にとっても、チェック者にとってもメリットの多いサービスですので、ぜひご利用ください。

サービス詳細：
https://www.concur.co.jp/resource-center/brochures/icci
ICCI紹介ビデオ：
https://www.concur.co.jp/resource-center/videos/icci