経理・総務の豆知識
労働条件通知書の改正で何が変わる？労働条件明示ルールと企業に求められる対応
企業が従業員を雇用する際には、あらかじめ労働条件を提示する必要があります。それを明確にするのが「労働条件通知書」です。雇用契約を行うには、労働条件を書面で明示してお互いに確認する必要があります。これは正社員だけでなく、パート・アルバイト等の有期雇用の労働者でも同じです。
2024年4月に施行された労働条件明示ルールの改正に伴い、労働条件通知書に記載すべき事項が追加されました。企業にとっては少々手間がかかりますが、新しいルールに従って雇用契約を行う必要があります。特に有期雇用労働者の場合は契約更新のたびに明示が必要なので、早めの対応が必要です。
ここでは、労働条件通知書とは何か、労働条件明示のルールはどう変わったのか、企業へはどのような影響があるのか、などを紹介します。
労働条件通知書とは
労働条件通知書とは、企業（使用者）が労働条件を記載し、従業員（労働者）に交付するものです。企業が新たに労働者を雇い入れる際に、作成・交付します。
企業は従業員に労働条件通知書を交付することで、労働条件の明示義務（労働条件明示ルール）を満たすことができます。
労働条件の明示義務（労働条件明示ルール）とは
企業が従業員を雇用するときには、次のとおり労働条件を明示する義務があります。
『使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない』
引用元：労働基準法｜厚生労働省
これを労働条件の明示義務（労働条件明示ルール）といいます。
労働条件の明示義務の対象は
労働条件の明示は、業種や企業規模を問わず、すべての企業で必要です。
また、正社員に限らずパートやアルバイトなどの短時間労働者や、期限のある有期労働契約者にも行わなければなりません。
労働条件通知書と雇用契約書、就業規則の違い
企業にとって労働条件の明示は義務ですが、書類の名称は「労働条件通知書」でなくても構いません。
雇用契約書とまとめて「労働条件通知書 兼 雇用契約書」として交付している企業も多いです。雇用契約書とは、労働契約の内容について、雇用主である企業と労働者がお互いに合意していることを証明するための書類です。
就業規則は、労働条件や職場の規律について網羅的に規定しています。そのため、労働条件を明示するときには大枠を示して、詳細は「就業規則を参照」とすることも可能です。ただしその場合は、就業規則をいつでも閲覧できるようにしておくか、労働条件通知書と一緒に交付する必要があります。
労働条件通知書の形式
労働条件通知書では、法律上必ず明示しなければならない事項（絶対的明示事項）は決まっていますが、形式は決まっていません。そのため、どのように作成すればいいのか迷う企業も少なくないでしょう。
新しく労働条件通知書を作成するときには、厚生労働省の配布しているテンプレートが参考になります。
厚生労働省では、2024年（令和6年）4月から適用される、改正された労働条件明示ルールに則した労働条件通知書を作成するためのテンプレートを公開しています。
参考：労働条件通知書（一般労働者用；常用、有期雇用型）｜厚生労働省
労働条件明示のルール改正の要点
契約時の労働条件明示のルールに、2024年4月1日から次の明示事項が追加されました。ルール改正の背景や変更点を解説します。
引用元：2024年4月からの労働条件明示のルール変更 備えは大丈夫ですか？｜厚生労働省
労働条件明示のルール改正の背景
労働条件明示のルールの改正には、次のような雇用制度への対応といった背景があります。
- 無期転換ルール
2013年施行の改正労働契約法で規定された、有期雇用の上限を定め、できるだけ無期労働者に転換させるためのルールです。
「有期労働契約が5年を超えて更新された場合」に、有期契約労働者（契約社員、アルバイトなど）からの申し込みにより、「期間の定めのない労働契約（無期労働契約）に転換」されるというものです。
- 同一労働同一賃金の原則
2021年施行のパートタイム・有期雇用労働法、および2020年施行の労働者派遣法の改正により規定されました。正規雇用労働者と非正規雇用労働者の不合理な待遇差を解消するためのものです。
- 働き方の多様化への対応
テレワーク、時短勤務、勤務地限定勤務、職種限定勤務など、働き方が多様化し労働条件も一律では考えられなくなりました。そこで、労働者と企業の間でより明確に労働条件を既定する必要があります。
労働条件明示のルールの要点
改正前の内容も含めて、労働条件明示のルールの主な内容を紹介します。
労働条件を明示する方法
原則、書面の交付によって明示します。ただし、従業員が希望する場合は、次のような方法で明示することも可能です。
- FAX
- EメールやWebメールサービス
- LINEやメッセンジャー等のSNSメッセージ機能
ただし、SMSは望ましくないとされています。ファイルを添付できないことや、文字数が限られていることが理由です。
メールやSNSを利用する場合は、印刷・保存しやすいよう添付ファイルで送ります。また、従業員がこれらの方法での明示を希望することを個別に確認しなければなりません。無事に到着したことも確認する必要があります。
労働条件を明示するタイミング
雇用契約を結ぶときには、労働条件を明示する必要があります。新卒の場合は基本的に内定時が多いですが、間に合わない場合はできる限り早く明示することが望ましいとされています。
有期労働契約の場合には、新規契約時および契約更新のタイミングで労働条件通知書を交付します。また、すでに雇用している労働者の労働条件を個別に変更する場合は、変更後の内容を記載した労働条件通知書や雇用契約書を作成します。
労働条件通知書の記載事項
改正前の労働条件通知書で記載していた内容には、絶対的記載事項と相対的記載事項があります。
絶対的記載事項は労働条件にかかわらず記載する必要がある項目で、具体的には次のようなものです。
(1)労働契約の期間に関する事項
(2)期間の定めのある労働契約を更新する場合の基準に関する事項
(3)就業の場所及び従業すべき業務に関する事項
(4)始業及び終業の時刻、所定労働時間を超える労働の有無、休憩時間、休日、休暇並びに労働者を二組以上に分けて就業させる場合における就業時点転換に関する事項
(5)賃金(退職手当及び臨時に支払われる賃金等を除く)の決定、計算及び支払いの方法、賃金の締切り及び支払の時期並びに昇給に関する事項
(6)退職に関する事項(解雇の事由を含む)
相対的記載事項とは、企業がその内容を定めている場合にのみ明示する必要があるもので、具体的には次のようなものです。
(7)退職手当の定めが適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算及び支払いの方法並びに退職手当の支払いの時期に関する事項
(8)臨時に支払われる賃金(退職手当を除く)、賞与及びこれらに準ずる賃金並びに最低賃金額に関する事項
(9)労働者に負担させるべき食費、作業用品その他に関する事項
(10)安全及び衛生に関する事項
(11)職業訓練に関する事項
(12)災害補償及び業務外の傷病扶助に関する事項
(13)表彰及び制裁に関する事項
(14)休職に関する事項
引用元：採用時に労働条件を明示しなければならないと聞きました。具体的には何を明示すればよいのでしょうか。｜厚生労働省
追加された明示事項
上述の項目については従来と変更ありませんが、具体的な記載内容については追加事項があります。
- 就業場所や業務内容の変更の可能性がある場合は明示する
将来的に、異動や昇進などに伴って就業場所や業務が変更される可能性がある場合には、その範囲を明記しなければなりません。
- 更新上限について（有期雇用労働者）
通算契約期間や契約更新回数の上限の有無、およびその内容をあらかじめ明示しなければなりません。また、更新上限を新設・短縮する場合はその理由も説明する必要があります。
- 無期転換ルールについて（有期雇用労働者）
無期転換ルールに基づく無期転換申込権が発生する場合、無期転換申込機会や無期転換後の労働条件についてもあらかじめ明示しなければなりません。提示する無期転換後の労働条件は、ほかの正社員等とのバランスを考慮した内容にする必要があります。
これらの説明は、原則として労働契約の締結時、および契約更新時に必要です。ただし、無期転換ルールに基づく無期転換申込権については、権利が発生する契約の更新時に説明します。
労働条件明示ルールに違反した場合
労働条件の明示義務（労働条件明示ルール）は、労働基準法15条に明記されています。もしも明示された労働条件が事実と異なる場合、労働者は即時に労働契約を解除することができます。
ルール改正により企業に求められる対応
2024年4月1日から労働条件明示のルールが変わったことで、企業でも次のような対応を行わなければなりません。
- 労働条件通知書の書式を更新する
労働条件通知書の内容が変更されるため、現在使用している労働条件通知書のテンプレートを見直し、更新しなければなりません。前述したように、厚生労働省が配布しているテンプレートを利用することもできます。
- 交付済みの通知書に不備・変更がないか確認する
すでに労働条件通知書が交付されている場合でも、不備や変更がある場合は速やかに修正・再交付しなければなりません。
- 労働条件に関する窓口を設けて労働者の質問に対応する
現在の、または修正・再交付した労働条件通知書について労働者から質問があった場合、窓口等を設けて対応する必要があります。
- 求人情報に改正後の内容に基づいた条件を明記する
労働条件通知書の内容の変更を受けて、すでに出稿している求人情報を見直し、必要に応じて修正します。また、新しく求人広告を出す場合は、改正内容に沿って条件を明記しなければなりません。
- 弁護士や専門家に相談する
現在の労働条件および通知書の内容と形式について疑問や不明点があるならば、明瞭にしなければなりません。弁護士や専門家に相談する必要があります。
改正前と後の具体的な記載例の比較を図で示します。赤字部分が改正により追加された内容です。
引用元：労働条件通知書（一般労働者用；常用、有期雇用型）｜厚生労働省
労働条件明示のルール改正の企業への影響
労働条件明示のルール改正の影響により、企業には次のようなことが求められます。
労働者とキャリアパスについて話し合いを行う
「就業場所や業務内容の変更の可能性がある場合は明示する」というルールにより、企業側（人事部、管理職）はそれぞれの従業員と、将来的なキャリアについて、雇用時点で想定可能な範囲まで話し合いを行う必要があります。変更や修正があれば早めに提示しなければなりません。
有期雇用労働者のキャリアパスを明示する
企業は有期雇用の労働者に、通算契約期間や契約更新回数について、雇用時点で想定可能な範囲まで明示することが必要です。また、対象者には無期転換ルールについても説明が必要です。
つまり、企業は有期雇用労働者についてどのようなキャリアパスを提示できるか、有期雇用労働者についてどう考えているかを明示しなければなりません。
これまで以上にコンプライアンスを順守する
現在は、労働条件にかかわらず「不合理な待遇差の禁止」と「同一労働同一賃金」を実現することが求められています。そのため、企業がどれだけ従業員と労働条件やキャリアパスを話し合い、労働条件を明示しているかは、企業のコンプライアンス順守をはかる材料となるでしょう。
従業員との対話を重視するとともに、現在不合理な待遇差が生じてしまっている企業は、早期にこれを解消しなければなりません。
労働条件通知書をできるだけ早く更新しよう
2024年4月から労働条件明示に関するルールの改正が適用されたため、これまで企業が利用していた労働条件通知書のテンプレートは使えなくなっている可能性が高いです。厚生労働省で配布しているテンプレートを利用し、できるだけ早く更新しましょう。
また、労働条件通知書の内容を更新するためには、追加されたルールについての方針をしっかり決めておく必要があります。新しいルールでは、企業側が従業員のキャリアについて、また有期雇用労働者についてどう考えているかがはっきり明示されてしまうからです。企業はコンプライアンスを順守して、「不合理な待遇差の禁止」や「同一労働同一賃金」を実現する方向で、自社の考え方を提示する必要があります。
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参考サイト：
