SAP Concur BPOサービス責任者に聞く！請求書管理を高度化する入力代行サービスとは？

2023年、多くの企業ではインボイス制度や電子帳簿保存法電子取引制度への対応などの制度対応に迫られました。請求書処理の運用の緊急的な見直しや暫定的な対応で乗り切ったという方も多いのではないでしょうか。まだまだ請求書の受取や入力に苦労されているというお客様も多くいらっしゃいます。

今回はそんなお悩みを解決するSAP ConcurのInvoice Capture（インボイス キャプチャー）について特徴や活用メリットなどをSAP Concur BPO責任者にお聞きします。 

聞き手：田中（ソリューションコンサルタント）　話し手：大賀（BPO責任者） 

請求書処理の業務変革が求められる理由 

田中: 最近、請求書処理に関する相談が増えていて、最適な解決策を探しています。特に紙の請求書処理では多くの手間があり業務スピードが遅れると聞きます。この問題をどう解決できるか教えていただけますか？ 

大賀: こんにちは、田中さん。それは良くある問題ですね。紙の請求書処理では、開封、データ化、保管など多くのステップが発生します。これらは無駄な時間を発生させ、業務スピードを低下させます。また、間接費管理とコストの最適化も大きな課題です。手作業での処理はエラーも多く、間接費の管理が難しくなります。多くの企業では請求書を期日までに処理をすることが目的になっており、どこに何を支払っているのか、適切な経費の使い方ができているか等を可視化するところまで手が回っていないことが多いと思います。 

田中：はい、そのようなお悩みは非常に多いですね。 

大賀：この場合、請求書の電子化・データ管理・外部リソースの活用を検討することで、セキュリティ性や検索性の向上が図れ、業務効率化や処理のスピードアップ、経費統制の強化にもつながります。具体的な実現手段としては請求書管理のクラウドサービスの導入や入力代行ソリューション導入が有効です。 

田中：いろいろな検討余地がありそうですね。お客様はまずは何から取り組むべきでしょうか？ 

大賀：まずは請求書の電子化をおすすめします。ここでの電子化とは「取引先からの請求書をPDFなどの電子形式に統一する」という意味です。紙前提のプロセスを見直すことで処理の迅速化、コスト削減、業務効率化、データ活用などのメリットが考えられます。運用の見直しとして取り組みやすいポイントですね。 

田中：それはお勧めしやすそうです。電子化に加えて請求書管理のクラウドサービスや入力代行も合わせて検討すると効果がありそうですね。 

大賀：そうですね。PDFを社内ファイルサーバーで管理するだけだと手間も残りますしデータの活用ができないので、クラウドサービスを利用してデータ化、さらにはBPOで入力代行を利用すると単純作業が外部委託でき、全体として業務の効率化が実現されると考えています。 

BPOサービス（入力代行サービス）で得られる利点 

田中：請求書領域におけるBPOサービスを利用することによるメリットは具体的にどのようなものがありますか？ 

大賀；はい、BPOサービスを業務に取り入れることで以下のようなメリットがあると考えています。 

高付加価値業務への注力 

定型業務を外部委託することにより社内リソースを高付加価値業務へシフトさせることができます。経理人材の獲得競争も激しい昨今ではいかに社内人材を高パフォーマンス化させるかという点で手段の一つとして検討されています。 

コストの平準化 

間接費プロセスのリソースを費用化することで自社内の潜在コストを可視化/平準化することが可能です。外部リソースを活用する場合はマルチスキルの人材を採用する必要がなく、社内リソースに対して発生していた設備の準備やマネジメントコストも削減することができます。BPOによる安定した業務プロセスは業務の平準化を実現し会社全体の生産性向上につながります。 

品質とガバナンスの担保 

外部に委託することで業務品質を均質化することができ、特定の担当者に依存しない体制が構築できます。各担当者の思い込みや間違いから実はルールが守られていなかったということもBPOであればガイドラインに沿って業務を提供するため減らすことができるでしょう。これは特に多拠点・多グループの事業展開を進める企業にとっては重要です。 

環境変化への対応

社内外の環境変化に対して自社内で新たなノウハウを蓄積する必要がありません。特に間接費業務は企業独自のプロセスが必要な業務ではなく標準化されたプロセス・ノウハウをいかに活用できるかがポイントとなります。 

田中：請求書領域とBPOサービスは相性がよさそうですね。 

大賀：そうです。BPOを活用した省人化や標準化を進めることで、これまでの慣習に従って人の手で統制していた業務を削減できます。 

SAP ConcurのInvoice Capture 

田中：具体的にSAP ConcurのInvoice Captureについて教えて頂きたいです。 

大賀：SAP Concurが提供するInvoice Captureは、請求書補正入力を専門とするチームが請求書管理の効率性と透明性を向上させるプロフェッショナルサービスです。請求書の受領からAIOCRでの自動読み取り、代行補正入力まで対応しています。所定のメールアドレスに請求書PDFを送るだけでシステム登録が完了し、鑑・明細を含めた高精度のデータ連携を実現します。また、Concur Invoiceと統合された一気通貫のシステムでありデータ分析・会計連携などとのシームレスな統合やSAP Concurの包括的なサポートが受けられることが特徴です。 

田中: なるほど後続のConcur Invoiceとの一貫したサポートは  魅力的ですね。窓口が一本化できることは顧客にとってメリットとなりそうです。他の特徴はありますか？

大賀：請求書の送り方はPDFメール送信を基本としていますが、現在電子化への移行中のお客様には紙請求書の郵送などに対応しています。そのため、PDF/紙など支払先ごとに請求書の受け取り方法が異なっていても一元的に対応が可能です。  また、日本語の他に英語、韓国語、中国語の読取にも対応しており、グローバル展開されているお客様や海外企業との取引のあるお客様にも対応が可能です。

田中: まだまだ、紙の請求書は残っていますからね。色々なパターンに対応できることでお客様にとっても導入のハードルが下がりそうです。また、今後は多くの日本企業で海外事業展開が進んでいくと考えられるので複数言語対応は業務プロセスの統合・標準化にも役立ちそうです。

大賀：そうですね。所定のスキル認定を取得した専任担当者が対応するため正確でスピーディーな入力を実現できます。 

田中：頼もしいですね。第三者に支払情報を預けることを気にされているお客様もいらっしゃいますが、セキュリティ面についてはどのように対応されていますか？

大賀：ご安心ください。BPOセンターとシステム双方で高いセキュリティが確保されています。また、複数のBPO拠点による２拠点運営 により災害時など不測の事態でも業務が停止しない体制が整っています。これにより、お客様も安心してサービスを利用できます。

田中：リスク管理にも十分配慮されたサービスということですね。実際にはどの程度のレベルのセキュリティが確保されているのですか？

大賀：セキュリティの都合上詳細はここではお伝えできませんが、詳しいオペレーションを知りたいお客様向け に定期的にBPOセンターの視察ツアーを開催しています。田中さんも次回参加してみてはどうでしょう？

田中：（えっ教えてくれないんですね…）実際にセンターを見ることもできるんですね！ぜひ行ってみたいです。まずは上司に出張申請を出してみます...！

まとめ｜BPOを活用することで請求書管理を高度化

請求書の入力をBPOで対応することで社内リソースを付加価値業務に向け、業務の属人化を防止するなどの様々なメリットがあります。SAP ConcurのInvoice CaptureではPDF・紙  などの様々な請求書に対して専任の担当者が高精度でデータ化を実現し、後続のプロセスとのシームレスな統合により請求書処理業務の高度化を実現します。

請求書管理の高度化をInvoice Captureから始めてみてはいかがでしょうか？ 

次回は田中さんが実際にBPOセンター視察ツアーに参加された様子をレポートします。

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