経費精算システム導入と領収書電子化で年間1500時間の工数削減【お客様事例】味の素株式会社

SAP Concur を選択した理由

• いつでもどこでも経費精算業務が可能になり、柔軟な働き方を実現
• 領収書電子化による業務工数を削減
• 精算データと領収書の一元管理により ガバナンスを強化し、監査対応の負担を軽減
• 請求書電子化による管理コスト削減

味の素株式会社（以下、味の素）は、アミノ酸の研究・開発で世界をリードし、世界 130カ国以上で調味料、加工食品、機能性食品などを販売している。さらなる業容拡大に向け、2016年4月にはグループ全体の効率化を目指し、アウトソース 領域を広げてBPO活用を進めるために 「グループ経理センター（以下、BPOセンター）」 を設立。同時に経費精算業務の見直しも行うこととした。

Concur Mobile によるスキマ時間活用で経費精算業務の効率化を実現

従来の経費精算システムでは経費の種類別で入力画面が4つあるうえ、コーポレートカードと現金立替では処理プロセスが異なるため、作業が煩雑でミスが発生していた。この負担を軽減するため、同社は経費精算システムとして Concur Expense を採用し、2016年6月から運用開始し、処理の一元化が可能となった。同社では外勤の多い営業部門約700名に対しスマートフォンを支給しており、モバイルアプリの Concur Mobile も活用。移動時などのスキマ時間を活用して経費精算を済ませられるようになったことで、利用者も高評価だ。

社内ルールの周知・厳守により、領収書電子化の定着を促す

Concur Expense の活用により、経費精算業務の効率化やガバナンス強化を実現した同社が次に目指したのは、ペーパーレス化のための領収書電子化である。経費精算レポートや領収書原本をBPOセンターで回収する工数に大きな負担がかかっていたからだ。2017年1月から電子帳簿保存法のスキャナ保存制度の規制緩和で、スマートフォンでの撮影も認められるようになったことで、同年4月から領収書の電子化に着手。同社では働き方改革の一環として在宅勤務やサテライトオフィスが導入され、ペーパーレス化への取り組みが求められていたことも大きな流れとなった。
精算者は領収書にフルネームで署名をし、スマートフォンにインストールされた Concur Mobile で撮影すると、同アプリで申請した精算内容と紐づけられる。承認者も精算内容と領収書画像を合わせて確認できるため、オフィスに戻らなくてもよくなった。

年間約1,500時間の工数と約400万円のコストを削減見込み。全社展開や請求書電子化にも着手

Concur Expenseでの領収書電子化の効果について中島氏は、「電子化できたことで、精算者が行っていた経費レポートの出力と領収書を BPOセンターに送付する作業がなくなりました。入力時に領収書が添付されていないと処理が進まないようConcur Expenseで制御しているため、添付漏れも起こりません。その結果、送付のタイムラグがなくなり督促も不要となりました。 精算内容と領収書画像を合わせて確認できるため、ガバナンス強化にもつながっています。これらの効率化により、年間約1,500時間の工数削減を見込んでいます」と語る。

同社では現在、領収書の電子化の推進に続き、請求書の電子化にも着手している。年間約400万円にのぼる紙資料の印刷、運送、保管コスト削減を見込み、2019年2月に全社で運用を開始した。コンカー社のサポートを受けながら電子化によるペーパーレスに向けて邁進していく。