働き方改革に向け経費精算システムを刷新し経費精算業務削減【お客様事例】東京海上日動火災保険株式会社

SAP Concur を選択した理由

• モバイルを利用したスキマ時間での 経費精算で働き方改革に寄与
• 導入に際してプロセスの見直しを行い、 経費精算業務を効率化
• 領収書電子化、BIツールの活用により さらなる効率化、適正化を推進

東京海上日動火災保険は働き方改革推進として、経費精算システムのリプレースに取り組んだ。社内アンケートで経費精算に関する指摘が多いことから、経費精算システムのリプレースを検討。UI、ガバナンス、セキュリティ、継続的なアップデート対応を評価して Concur Expense を採用した。

業務プロセスの見直しに伴い、社員からの不満も多かった経費精算システムの刷新に着手

従来の経費精算は、オンプレミスの自社開発システム上で行っていたが、金融機関特有の入力項目や選択項目が非常に多く、問合せが頻発していた。また、立替・コーポレートカード・振替など精算形態ごとに入力画面が異なっており、精算方法がわかりにくかった。本人が会社のPCから直接システムに入力し、出力した精算書と領収書を合わせて上長に承認を得ていたが、オンプレミスなので会社でしか使えない。さらに、データ連携のため毎日20時を過ぎるとシステムが止まり、精算できないという問題もあった。
経費精算は全社員が行う業務であり、より効率的でわかりやすいプロセスへと刷新すれば、大きな業務効率化を期待できる。そこで同社は、2016年末に経費精算システムの入れ替えを決定した。

UI、ガバナンス、セキュリティ、継続的なアップデート対応を評価し、Concur Expense を採用

選定にあたっては、コンカーを含む4社に提案を依頼。営業を中心とするユーザー部門、 システム部門、経理部など部門ごとに重要視する観点は異なり、 ユーザー部門では「使いやすさ」、経理部では 「ガバナンス」、システム部門では「安全性やセキュリティ」を満たすシステムを希望していた。 その結果、圧倒的に支持されたのが Concur Expense だ。
直感的に操作できるUIや、 モバイルでの経費精算、すべての経費を可視化・ 分析できるBIツール、今後改訂される消費税 増税へのアップデート対応などが決め手となった。さらに、将来的に電子帳簿保存法での領収書電子化も検討していたことや、日本での豊富な導入実績があることも後押しとなった。

1カ月で8,000名もの社員が利用、モバイル利用率も約7割に。 経費精算業務の約3割削減を見込む

モバイルを活用して明細を作成したことが ある社員は既に約7割とかなり高い割合であり、いつでもどこでもスキマ時間を有効活用できると社員からの評価も高い。申請者 ・承認者・点検 部門の管理を含めた経費精算業務全体で、業務量の約3割を削減できると見込んでいる。

今後は、消費税増税対応、領収書の電子化、 BIレポートの活用を進め、働き方改革を更に加速させる予定だ。